Utiliser File Request pour obtenir du contenu de n'importe qui

Box File Request vous offre un moyen rapide et sécurisé de demander et d’obtenir des fichiers, ainsi que les métadonnées associées, auprès de n’importe qui. À l’aide d’une interface graphique simple par glisser-déposer, vous créez un formulaire Web qui vous permet de :

• Demander des fichiers en toute sécurité à des personnes sans ajouter de collaborateurs sur un dossier
• Collecter des informations supplémentaires avec des champs d’attributs de métadonnées, que vous pouvez définir comme obligatoires/facultatifs
• Activer la sécurité supplémentaire et la validation des e-mails avec les paramètres de lien
• Lancer des flux de travail automatisés à l’aide de Box Relay

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Créer votre formulaire File Request

1. Sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez contenir les fichiers chargés
2. Dans le volet Partage sur la droite, sous File Request, cliquez sur Créer un lien.
   • Vous pouvez également cliquer sur les points de suspension (…) pour afficher le menu Plus d’options, puis cliquer sur File Request.
3. Cliquez sur Modifier. La fenêtre Envoyer des fichiers s’ouvre, affichant un titre par défaut et une zone de chargement de fichiers.
4. En haut du formulaire, saisissez votre titre.
   • Faites en sorte que le titre soit clair et unique, pour aider les personnes qui soumettent du contenu à comprendre rapidement ce que vous leur demandez de fournir.
   • Le titre par défaut est « Envoyer des fichiers », que vous pouvez conserver si vous le souhaitez
   • Vous pouvez éventuellement ajouter une ou deux phrases décrivant le contenu que vous sollicitez, ainsi que les instructions que vous souhaitez fournir.

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Champs de contenu à ajouter

Lors de la création d’une demande File Request, vous pouvez ajouter des champs au formulaire pour demander des informations supplémentaires, notamment :

• L’adresse e-mail de l’expéditeur (si cette option n’est pas déjà activée par votre administrateur).
• Une description du ou des fichiers en cours de chargement.
• Simplifiez et clarifiez votre demande en ajoutant un ou plusieurs champs de chargement de fichiers.
• Enrichissez le formulaire et améliorez la valeur commerciale de votre demande en ajoutant des métadonnées de fichier.

Important Les métadonnées doivent déjà être activées pour votre entreprise pour que vous puissiez les demander. Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de modèles de métadonnées, consultez la section Liens associés au bas de cet article. Pour spécifier les informations supplémentaires et les attributs de fichier :

1. Modifiez la demande File Request
2. Au bas de la fenêtre File Request ou dans le menu de droite, sélectionnez l’un des champs suivants :
   • Adresse e-mail.
     • Vous ne pouvez ajouter ce champ qu’une seule fois.
   • Description du fichier.
   • Chargement de fichier.
   • Métadonnées de fichier
3. Cliquez sur Enregistrer.

Lors de l’ajout de métadonnées :

1. Dans la moitié gauche de la fenêtre, cliquez sur le modèle souhaité. Les champs de ce modèle (c’est-à-dire les attributs de fichier) s’affichent dans la moitié droite de la fenêtre.
2. Cochez les attributs souhaités et cliquez sur Ajouter des champs.
   • Par défaut, tous les champs de métadonnées sont obligatoires. Pour rendre un champ facultatif :
     • Sélectionnez le champ souhaité.
     • Cliquez sur Obligatoire. Un astérisque apparaît à côté du nom du champ.
   • (Facultatif) Pour ajouter des descriptions à vos champs :
     1. Sélectionnez le champ souhaité
     2. Cliquez sur les points de suspension (…)
     3. Cochez Ajouter une description
   • Si vous enregistrez ce formulaire et souhaitez ensuite ajouter d’autres champs, cliquez à nouveau sur Ajouter un champ > Métadonnées pour afficher les attributs de métadonnées que vous aviez initialement laissés de côté. Cela vous permet, par exemple, de décrire clairement les informations que vous demandez et pourquoi vous les souhaitez. Vous pouvez également rendre le champ de description facultatif ou obligatoire.

Note Vous ne pouvez utiliser qu’un seul modèle de métadonnées par demande File Request. Pour prévisualiser votre formulaire

1. En haut à droite de l’écran, cliquez sur Prévisualiser. Box affiche un aperçu de votre formulaire File Request dans un nouvel onglet, tel qu’il s’affichera pour les personnes qui l’utilisent pour envoyer leurs fichiers.
2. Si le formulaire vous convient, revenez à la fenêtre File Request pour copier le lien.
3. Si vous souhaitez apporter des modifications, consultez ci-dessous.

Pour réorganiser votre formulaire

• Ouvrez le formulaire de demande de fichier.
• Sélectionnez un champ à déplacer en cliquant sur l’icône verticale  et en faisant glisser le champ.
• Pour ajouter un autre champ :
  • Cliquez sur Ajouter un champ.
  • Faites glisser et déposez le champ du panneau de droite vers l’emplacement souhaité.
  • Passez la souris sur le séparateur horizontal et cliquez sur  +  pour ouvrir les options d’ajout d’un champ.
• Pour supprimer un champ du formulaire, cliquez sur les points de suspension (  …  ) pour afficher le menu  Plus d’options , puis cliquez sur Supprimer .

Note : Cliquer sur Supprimer supprime immédiatement le champ. Vous pouvez rajouter le champ dans l’éditeur de formulaires. Pour modifier votre formulaire après l’avoir publié, accédez à la demande File Request :

1. Cliquez sur les points de suspension (…) pour afficher le menu Plus d’options.
2. Sélectionnez File Request.
3. Cliquez sur Modifier et apportez les modifications souhaitées.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration des paramètres de lien et capture de l’adresse e-mail de l’expéditeur

1. En haut à droite de l’écran, cliquez sur Partager. Lorsque la fenêtre File Request s’affiche, cliquez en bas sur Paramètres. La fenêtre Paramètres s’affiche.
2. Pour obliger les utilisateurs gérés à se connecter à Box avant de soumettre des fichiers, cliquez sur le curseur Exiger que les chargeurs se connectent à Box pour le déplacer vers la droite.

• Si cette case n’est pas disponible, cela signifie que votre administrateur Box exige que tous les chargeurs de contenu se connectent à leur compte Box avant de soumettre leurs fichiers. Dans ce cas, File Request capture et valide automatiquement l’e-mail du chargeur. Box affiche son identité lorsque vous prévisualisez le fichier dans l’application Web Box, dans la section Plus de détails, sous Chargeur.
• Pour définir une date d’expiration pour le lien vers votre formulaire File Request, cliquez pour déplacer le curseur Définir une date d’expiration du lien vers la droite, puis définissez la date souhaitée.
• Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Copiez le lien et envoyez-le comme vous le souhaitez. Important Pour être averti lorsque du contenu est chargé, accédez aux paramètres du dossier et cochez M’avertir lorsque des chargements de fichiers se produisent dans ce dossier.

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Intégration de File Request dans une page Web existante

Vous pouvez intégrer votre formulaire File Request dans une page Web plus grande, plutôt que de créer une nouvelle page distincte. Pour créer un widget intégré à partir de votre File Request

1. Accédez au dossier contenant le lien File Request.
2. Cliquez sur les points de suspension (…) pour afficher le menu Plus d’options.
3. Cliquez sur File Request. La fenêtre File Request s’ouvre et affiche un lien.
4. À droite du lien, cliquez sur la case de code (). Cela copie dans votre presse-papiers un extrait de code HTML.

Box crée l’iFrame ; vous pouvez utiliser le code copié où vous le souhaitez. Plus d’informations sur l’utilisation des widgets intégrés Box. Enfin, vous pouvez supprimer entièrement une demande. Pour supprimer un formulaire File Request

1. Accédez au dossier contenant le lien File Request.
2. Cliquez sur les points de suspension (…) pour afficher le menu Plus d’options,
3. Cliquez sur File Request. La fenêtre File Request s’ouvre.
4. Cliquez sur Modifier. Le formulaire File Request s’affiche.
5. En haut du formulaire, cliquez sur les points de suspension (…).
6. Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur Supprimer.

Note

• Vous pouvez également désactiver puis supprimer le lien vers votre formulaire File Request.
• Lorsque vous supprimez un formulaire File Request, vous ne pouvez pas le récupérer. Vous devez le reconstruire après l’avoir supprimé.

File Request et sécurité Bien que des mesures de protection soient en place pour réduire le risque de contenu malveillant, votre organisation peut exiger une couche de sécurité supplémentaire interdisant les chargements « anonymes ». Dans ces situations, vous ou votre administrateur Box pouvez exiger une connexion à un compte Box pour toute personne soumettant des fichiers via File Request. Si votre administrateur met en œuvre cette exigence à l’échelle de l’organisation, chaque formulaire File Request que vous créez comprend un lien que l’expéditeur du fichier doit utiliser pour se connecter à son compte Box (ou s’inscrire s’il n’en a pas déjà un). Vous ne pouvez pas désactiver cette exigence. Si votre administrateur n’implémente pas cette exigence, vous pouvez le faire manuellement, chaque fois que vous créez une nouvelle demande File Request. Dans les deux cas, File Request capture l’adresse e-mail associée au compte Box de l’expéditeur et l’associe au contenu qu’il charge, de sorte que vous connaissez toujours l’identité de la personne qui vous envoie des fichiers. De cette façon, vous pouvez :

• Garantir que les chargements proviennent de la bonne personne
• Confirmer que l’adresse e-mail saisie est correcte

Pour trouver l’adresse e-mail associée au compte Box de l’expéditeur :

1. Dans votre fenêtre Fichiers Box, ouvrez le fichier. Box affiche le fichier dans Box Preview.
2. Dans la barre latérale droite de Box Preview, cliquez sur l’icône Détails.
3. Dans le panneau Détails, Box affiche l’adresse e-mail sous Chargeur.

Note Si la personne qui charge des fichiers dispose déjà d’une session Box active, elle n’a pas besoin de s’authentifier à nouveau. Liens associés À propos de Box File Request Comment les auteurs de contenu visualisent et utilisent File Request Gérer Box File Request FAQ Box File Request À propos de Box Relay Comprendre les niveaux d’autorisation des collaborateurs Utilisation des métadonnées Personnalisation des modèles de métadonnées