Utiliser des métadonnées

Vous et votre application Box avez au moins une chose en commun : vous utilisez tous deux des métadonnées. Les métadonnées définissent et stockent des informations personnalisées associées à vos fichiers dans Box. Ces informations personnalisées peuvent servir à de nombreux cas d’utilisation différents. Vous pouvez les définir soit dans l’application Web Box, soit par programmation via l’API. Pour optimiser la recherche de métadonnées, utilisez l’API Metadata Query ou l’API Search pour filtrer les résultats en fonction des modèles et des attributs de métadonnées. De plus, les métadonnées offrent également la possibilité aux entreprises de migrer les métadonnées des systèmes existants vers Box. Par conséquent, si vous disposiez d’un outil de gestion de documents développé en interne avec des métadonnées personnalisées, vous pouvez désormais mapper ces valeurs à Box afin de ne perdre aucune de vos données héritées. Cet article sert de guide sur la façon d’utiliser les métadonnées dans l’application Web Box. Pour obtenir des détails techniques sur la façon d’intégrer Box, les développeurs peuvent consulter notre documentation API.

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Modèles de métadonnées

La principale façon d’utiliser les métadonnées consiste à utiliser des modèles de métadonnées. Les modèles sont un regroupement logique d’attributs de métadonnées qui permettent de classer le contenu. Par exemple, l’équipe marketing d’une entreprise de vente au détail peut disposer d’un modèle Brand Asset qui définit un élément de contenu de manière plus détaillée. Ce modèle Brand Asset peut comporter des attributs tels que « Line », « Category », « Height (px) », « Width (px) » ou « Marketing Approved ». Les modèles de métadonnées sont importants pour plusieurs raisons :

• Pour garantir l’uniformité des métadonnées de votre entreprise
• Pour réduire les erreurs et accélérer la saisie de données par vos employés ou membres de votre équipe
• Pour activer les recherches avancées

Lors de l’utilisation de métadonnées, il est important de déterminer quels groupes fonctionnels bénéficieront de l’ajout et de la maintenance de modèles de métadonnées. Nous suggérons d’envisager l’utilisation de métadonnées dans les secteurs d’activité suivants :

• Juridique - Classification des contrats juridiques. Des conditions de service personnalisées aux contrats d’acquisition, les attributs de métadonnées tels que la date de signature ou la durée du contrat peuvent s’avérer utiles pour la découverte.
• Gestion des fournisseurs - Intégrez et gérez les contrats et les détails des fournisseurs pour une création de rapports et une gestion des coûts beaucoup plus faciles.
• Ventes - Organisez le contenu par gamme de produits, cas d’utilisation ou zone géographique de vente. Facilitez la recherche de supports importants pour les commerciaux.
• Marketing - Gérez les ressources numériques et le matériel d’aide à la vente. Centralisez plusieurs référentiels de ressources numériques pour optimiser les efforts de la marque.
• Gestion de projet - Ajoutez une structure et un statut aux documents. Ajoutez des détails aux plans de travail du projet pour accélérer et communiquer l’avancement du projet.
• RH - Standardisez le cycle de vie des employés, de l’embauche à la retraite. Exploitez les métadonnées pour trouver des formulaires courants et analyser les données des employés.

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Utilisation des modèles de métadonnées

Voici les bases de l’utilisation des modèles de métadonnées.

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Application de modèles de métadonnées

Pour appliquer un modèle de métadonnées :

1. Cliquez sur le fichier auquel vous souhaitez ajouter des métadonnées.
2. Dans l’écran d’aperçu du fichier, cliquez sur l’icône Metadata dans la barre latérale droite.
3. À côté de Metadata, cliquez sur Add, puis choisissez le modèle de métadonnées que vous souhaitez utiliser.
   

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Métadonnées personnalisées

Si aucun modèle de métadonnées pertinent n’existe, vous pouvez créer un modèle personnalisé pour un fichier particulier. Lorsque vous choisissez un modèle, sélectionnez Add Custom Metadata. Cliquez sur Add Attribute pour créer un attribut personnalisé. Vous serez invité à saisir une « Key », ou un titre pour l’attribut, et à définir une valeur pour l’attribut. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Save. Vous pouvez ajouter autant d’attributs personnalisés que vous le souhaitez. Ces attributs supplémentaires ne sont partagés avec aucun autre fichier.

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Modification des valeurs de métadonnées

Pour modifier les valeurs de métadonnées :

1. Cliquez sur l’instance de métadonnées que vous souhaitez modifier. Box affiche une icône en forme de crayon à droite du nom du modèle.
2. Cliquez sur l’icône en forme de crayon. Box affiche les valeurs d’attribut dans des zones de saisie de texte.
3. Cliquez sur la valeur d’attribut que vous souhaitez modifier.
4. Modifiez la valeur de l’attribut.
5. Cliquez sur Save.

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Remplissage automatique des métadonnées dans les modèles

Lorsque cette fonctionnalité est activée, les titulaires de compte Box dans les comptes E-Advanced peuvent utiliser Box AI pour extraire les métadonnées à partir de types de fichiers pris en charge, tels que .pdf, .tiff, .png, .jpeg, qui ont un ou plusieurs modèles de métadonnées associés, et ajouter automatiquement ces métadonnées, sous forme de valeurs suggérées, dans le modèle de métadonnées. Box fournit deux agents d’extraction de métadonnées pour le remplissage automatique des modèles de métadonnées : Standard et Enhanced. Les deux agents d’extraction utilisent le traitement par modèle de langage (LLM) pour extraire des données contextuelles.

	Agent d’extraction Standard	Agent d’extraction Enhanced
Caractéristiques LLM sous-jacentes	Par défaut : Gemini 2.0 Flash (modèle standard), modèles non raisonnants avec appels LLM uniques	Par défaut : Gemini 2.5 Pro (modèle premium), modèles raisonnants avec chaîne de pensée (chain-of-thought prompting)
Flexibilité du modèle	CYOM via API (modèle standard ou premium)	Modèle par défaut uniquement : aucun choix de changement de modèle
Idéal pour	Documents structurés ou semi-structurés Documents de moins de cinquante pages, avec moins de vingt champs d’extraction Tâches d’extraction simples à volume élevé.	Documents complexes et non structurés Documents de plus de cinquante pages, avec plus de vingt champs d’extraction Cas d’utilisation avancés nécessitant une analyse approfondie et une précision élevée
Données extraites	Texte Dateline Number Multiselect Petites taxonomies de moins de 200 nœuds OCR pour les documents en anglais, japonais, chinois, coréen et cyrillique Peut extraire des métadonnées à partir de 25 fichiers maximum	Texte Dateline Number Multiselect Petites taxonomies de moins de 200 nœuds OCR pour les documents en anglais, japonais, chinois, coréen et cyrillique Peut extraire des métadonnées à partir de 25 fichiers maximum
Précision sur les documents et contrats génériques	78 %	85 %

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Pour les administrateurs Box

Si vous êtes administrateur Box, vous pouvez activer et désactiver cette fonctionnalité. Pour activer ou désactiver le remplissage automatique des métadonnées pour votre entreprise :

1. Dans votre Console d’administration, cliquez sur Box AI.
2. Cliquez sur Enable Box AI for documents et basculez vers l’état souhaité. La désactivation de Box AI for documents désactive également la fonctionnalité de questions-réponses pour les documents dans Box Preview. Pour en savoir plus sur Box AI for documents, consultez cet article.

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Pour les titulaires de compte Box

Si vous êtes titulaire d’un compte Box et que l’administrateur Box de votre entreprise a activé la fonctionnalité Autofill Metadata, Box vous permet d’utiliser Box AI pour ajouter automatiquement les métadonnées du fichier, sous forme de valeurs suggérées, dans les modèles de métadonnées du fichier. Pour remplir automatiquement les métadonnées à partir d’un fichier :

1. Dans votre fenêtre Fichiers, double-cliquez sur un fichier qui possède au moins un modèle de métadonnées. Box ouvre le fichier dans la fenêtre Preview.
2. Dans la barre latérale de la fenêtre Preview, cliquez sur l’icône Metadata.
3. Dans le panneau Metadata, cliquez sur Autofill. Box affiche les agents d’extraction de métadonnées disponibles pour le compte de votre organisation.
4. Cliquez sur un agent d’extraction de métadonnées.

Box AI extrait les informations pertinentes et les ajoute sous forme de suggestions dans les champs de saisie du modèle de métadonnées. Dans le modèle de métadonnées, Box met en surbrillance les valeurs suggérées par Box AI. Après avoir examiné ces valeurs suggérées, vous pouvez les enregistrer ou les modifier. Pour les enregistrer, cliquez sur Save. Pour modifier une valeur suggérée, saisissez une nouvelle valeur dans le champ.

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Suppression de métadonnées

Pour supprimer une instance de métadonnées d’un fichier :

1. Cliquez sur l’instance de métadonnées que vous souhaitez supprimer. Box affiche une icône en forme de crayon à droite du nom de l’instance.
2. Cliquez sur l’icône en forme de crayon.
3. En bas du volet, cliquez sur Delete.
   
4. Dans la fenêtre de confirmation de suppression, saisissez le nom du modèle de métadonnées, puis cliquez sur Confirm.

Note La suppression des métadonnées est une action permanente que vous ne pouvez pas annuler. Il n’existe aucune corbeille permettant de récupérer les métadonnées supprimées. De plus, si un modèle ou un attribut de métadonnées est associé à une politique de conservation active, vous ne pouvez pas supprimer le modèle, l’attribut ou les options tant que vous n’avez pas supprimé la politique de conservation.

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Utilisation de la recherche avancée avec des modèles de métadonnées

Les valeurs des métadonnées sont indexées par le moteur de recherche Box. Si vous effectuez une recherche, le moteur de recherche traite les valeurs des métadonnées de la même manière que les titres ou le texte des fichiers sont actuellement traités. Si une correspondance est établie sur les métadonnées, elle influencera les résultats de recherche qui vous seront renvoyés à l’aide de l’algorithme de pertinence de recherche personnalisé de Box. Vous pouvez également utiliser la recherche avancée pour filtrer les résultats dans des modèles de métadonnées spécifiques. Pour effectuer une recherche à l’aide de modèles de métadonnées spécifiques :

1. Cliquez sur l’icône Advanced Search dans la zone Search en haut de l’écran.
2. Cliquez sur Metadata et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser pour votre recherche.
3. Saisissez les valeurs que vous souhaitez rechercher, puis appuyez sur Entrée pour rechercher.

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Création de modèles

Les administrateurs peuvent créer et gérer des modèles à partir de la Console d’administration. Pour plus d’informations, consultez Personnalisation des modèles de métadonnées ainsi que Comment créer la bonne structure de métadonnées pour votre entreprise.

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FAQ

Voici quelques questions fréquemment posées et réponses sur les métadonnées :

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Comment ajouter des modèles à mon entreprise ?

Les administrateurs peuvent créer des modèles de métadonnées à partir de leur Console d’administration, en accédant à Content > Metadata.

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Puis-je utiliser des métadonnées sans modèles ?

Oui, vous pouvez utiliser des métadonnées sans modèles. Pour les comptes pour lesquels les métadonnées sont activées, vous pouvez toujours ajouter des métadonnées dans la section Custom Metadata des métadonnées.

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Quels types de comptes peuvent accéder aux métadonnées ?

Les métadonnées sont une fonctionnalité réservée aux comptes Business Plus, Enterprise, Enterprise Plus et Enterprise Advanced. Elles sont également disponibles sur les comptes de développeur via https://developers.box.com. Pour mettre à niveau votre compte, veuillez contacter votre équipe de compte Box.

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Comment fonctionnent les métadonnées avec des collaborateurs externes au sein d’un dossier ?

Les métadonnées ne sont disponibles que pour les collaborateurs externes qui collaborent dans un dossier, où le propriétaire du dossier a activé les métadonnées sur son compte. L’accès en lecture et en écriture des instances existantes est conforme aux paramètres de collaboration de dossier standard. Les nouvelles instances ne peuvent être appliquées que par les utilisateurs d’une entreprise via l’application Web ; les collaborateurs externes à l’entreprise ne peuvent pas ajouter d’instances à un fichier via l’application Web. L’entreprise propriétaire du modèle de métadonnées est propriétaire du modèle de métadonnées et de toutes les valeurs du modèle. Si le modèle de métadonnées change, cela affecte toutes les valeurs de métadonnées avec lesquelles des collaborateurs externes ont collaboré.

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Comment fonctionnent les métadonnées avec les autorisations de dossier ?

Les métadonnées adhèrent aux autorisations au niveau du dossier. Un collaborateur autorisé à afficher les éléments peut afficher les métadonnées, et un collaborateur autorisé à télécharger peut modifier les valeurs des métadonnées. Par exemple, si un collaborateur est un lecteur dans un dossier, cette personne peut uniquement afficher les métadonnées et non les modifier. Si un collaborateur est un previewer uploader dans un dossier, cette personne peut à la fois afficher et modifier les métadonnées. Consultez le tableau des autorisations pour voir quelles autorisations sont accordées à chaque rôle de collaborateur.

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Comment fonctionnent les métadonnées avec les liens partagés ?

Consultez le tableau des liens partagés ici.

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Mes métadonnées sont-elles chiffrées ?

Oui.

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Existe-t-il des limitations connues ?

Les métadonnées ne sont pas supprimées à moins qu’un utilisateur ne supprime directement les métadonnées de l’élément. Si un compte active et désactive la fonctionnalité de métadonnées, ou si un élément avec des métadonnées est supprimé, les métadonnées sont toujours conservées.