- Boxにログインして管理コンソールにアクセスする
- フォルダ構造を設計する
- 2要素認証/シングルサインオンを構成する
- 組織の設定を定義する
- Boxと他のツールキットを統合する
- エンドユーザーに対してBoxをプロビジョニングする
- エンドユーザーを有効にする
Boxにログインして管理コンソールにアクセスする
1. app.box.com/loginに移動します。 2. メールアドレス/ユーザー名を入力します。 3. パスワードを入力します。 4. [ログイン] をクリックします。 会社が組織でSSOを有効にしている、またはSSOを要求している場合は、会社の資格情報を使用してBoxにログインできます。管理コンソールへのアクセス
管理コンソールは、BoxのBusiness Starter以上のすべてのプランで利用できます。 組織の管理者および共同管理者の場合、Boxのナビゲーションバーの左下に管理コンソールへのリンクが表示されます。 組織の管理機能にアクセスするには、左下の [管理コンソール] を選択します。 表示される機能は、以下に示す複数の要因によって異なります。- Shield、Governance、GxPなど、一部の機能を使用するには、特定のプランまたは追加の有料アドオンが必要になります。
- 共同管理者の権限によって、共同管理者が利用できる機能を決定できます。
- 管理コンソールの左側のナビゲーションに表示されたリンクから、設定およびその他の機能にアクセスできます。 ほとんどの場合、いずれかのリンクをクリックするとページが表示されます。そのページでは、管理コンソール画面の上部に複数のタブが配置され、それらのタブの下に多くの設定やオプションが論理的な配置で表示されます。
フォルダ構造を設計する
組織のニーズは、Boxアカウントを管理する方法やチームに導入するフォルダ分類を設定する方法に影響を与える可能性があります。 Boxフォルダは、ユーザーが作業する基盤となります。 直感的で移動しやすいフォルダ分類を定義することで、ユーザーによる採用が大きく促進され、最大の生産性が得られます。 Boxに移行するにあたって、以前のコンテンツ管理システムの不十分な作業方法と非効率的なワークフローを繰り返さないことが重要です。Boxフォルダ構造を設計する前に検討すべき事項:
- 誰がコンテンツを移動、所有、保守するか?
- 組織に適したルートレベルフォルダはどれか? これは通常、Boxを使用する部門、地域、グループに基づきます。
- 組織では、ユーザーが独自の最上位フォルダを作成および管理できるようにしたいと考えていますか? それとも、組織がルートレベルのフォルダすべてを所有 (および制御) したいと考えていますか?
- 管理者と共同管理者はユーザーコンテンツへのフルアクセスを必要とするか?
- ユーザーに対して異なるレベルのアクセス権限が必要か? または、グループは適切か?
- コンテンツのいずれかに、特定のセキュリティニーズがあるか?
オープンフォルダ分類法とクローズドフォルダ分類法
Boxでは、オープンフォルダ分類法とクローズドフォルダ分類法という2つの基本的なフォルダ構造から選択できます。 分類法は、主に社内のセキュリティプロトコルとワークフローに基づいて選択します。フォルダ構造に関するベストプラクティス
Boxのフォルダの権限およびコラボレーション機能を理解することで、フォルダ構造を構成できるようになるため、チームとしてBoxの能力を最大限に引き出すことができるようになります。 Boxのウォーターフォール権限の詳細については、フォルダとサブフォルダの権限に関する記事を参照してください。 1. アクセスを厳しく制限するコンテンツは、高いフォルダレベルに配置する必要があります。 フォルダ構造の下部で、他のコラボレータや外部ユーザーを招待します。 ウォーターフォール権限のため、ユーザーはサブフォルダにのみアクセス権限を持ちます。 つまり、機密性の高いコンテンツは、プライバシーを保つために、構造のより上位のフォルダに配置する必要があります。 2. フォルダとファイルの命名規則が明確に規定されていることを確認します。 ユーザーはさまざまなフォルダレベルで招待され、そのレベルは「ルートフォルダ」として表示されます。 明確で一貫性のある命名規則があれば、ユーザーがフォルダ構造内での位置を把握したり、コンテンツを検索することが容易になります。 例えば、「Sales - Corporate Team」という名前のフォルダに招待された場合、「Corporate」という名前を付けた場合よりもより内容が分かりやすくなります。 3. 構造は、できる限りフラットにする必要があります。 大まかに言えば、構造内に6レベルより多くのフォルダを設計しないことです。 フラットなフォルダ構造にすれば、コンテンツを効率的に整理でき、ユーザーがあまりストレスを感じることなく移動できます。 4. 各ユーザーに表示される [ファイル] ページは、作成したフォルダや招待されたフォルダに応じて異なります。 ユーザーを部門やチームのフォルダに招待することで、[ファイル] ページに表示されるフォルダの数を減らすことができます。 または、コレクションについてユーザーに認識してもらうことで、ユーザーは頻繁に使用するフォルダをコレクションに整理して、それらのフォルダに簡単に移動できるようになります。 5. 外部とのコラボレーション用に、別のフォルダを作成します。 組織のニーズに応じて、クライアントフォルダの下のサブフォルダや、別のルートレベルのフォルダにします。 すべてのパブリック/外部フォルダにラベルを付けて、それらのフォルダのコンテンツが第三者に見られることをユーザーが理解できるようにします。2要素認証/シングルサインオンを構成する
Boxの2段階ログイン認証 (2要素認証 (2FA) とも呼ばれます) を使用すると、コンテンツのセキュリティを強化し、企業のコンテンツを不正な外部アクセスからより確実に保護することができます。 2段階ログイン認証は、以下を対象に有効化または無効化できます。- 組織の管理対象ユーザー全員
- 組織の外部コラボレータ全員、あるいはドメインまたはメールアドレスに基づいた特定の外部コラボレータ
シングルサインオン
シングルサインオン (SSO) は、単一の資格情報を使用して複数の異なるアプリケーションにログインできる、ユーザーの認証方法です。 SSOを使用すれば、1つのパスワードですべてのアプリケーションにアクセスできるため、パスワードを入力する手間やヘルプデスクに問い合わせる回数が低減します。 特に、従業員が会社の資格情報を使用してさまざまなアプリケーションにアクセスするといった企業環境で役に立ちます。 管理者および共同管理者がシングルサインオンを各自で設定できるオプションがあります。 また、BoxはSSOの設定に役立つ場合もあります。 詳細については、こちらを参照してください。組織の設定を定義する
[コンテンツと共有] の設定を使用して、ファイルのコラボレーションおよび共有で、管理対象ユーザーが使用できるさまざまなタイプの権限を有効または無効にできます。 これらの設定を有効または無効にするには、管理コンソールの [Enterprise設定] タブにアクセスします。 エンドユーザーの機能に大きな影響を与える可能性のある主なEnterprise設定の一覧を以下に示します。 使用可能なすべての設定を確認するには、こちらのリンクをクリックしてください。Boxと他のツールキットを統合する
Boxは、主要なアプリケーションすべてと統合されます。 よく行われる操作は以下のとおりです。 Boxの統合に関するすべてのサポートドキュメントを確認するには、こちらをクリックしてください。 Box統合の一覧については、Box統合を参照してください。エンドユーザーに対してBoxをプロビジョニングする
管理対象ユーザーの追加
「管理対象ユーザー」とは、管理コンソールから直接管理するBoxアカウントのことです。 管理者は、管理対象ユーザーの追加、セキュリティ設定の編集、削除、適用、アクティビティレポートの実行が可能です。 これらのユーザーが自分のフォルダにアップロードしたファイルは、ストレージ割り当ての合計のカウント対象になります。 管理対象ユーザーを追加する際は、Boxへのアクセス権限も構成します。 1人の管理対象ユーザーを追加することも、複数の管理対象ユーザー (最大1,000人) を一括して追加することもできます。 1人以上の管理対象ユーザーを手動で追加するには、次の手順に従います。 1. [管理コンソール] > [ユーザーとグループ] に移動します。 2. [管理対象ユーザー] タブをクリックします。 3. [ユーザーの追加] をクリックし、[手動でユーザーを追加] をクリックします。 4. 管理対象ユーザーの名前とメールアドレスを入力します。 必要に応じて、ユーザーがメンバーとして所属するグループやユーザーがアクセスできるフォルダを選択します。 必要に応じて、ユーザーの行にカーソルを合わせ、歯車アイコンをクリックしてその新規ユーザーの他のユーザー設定を構成するか、[すべての行に対してユーザー設定を選択] をクリックして、すべての新規ユーザーの他のユーザー設定を構成します。 詳細については、[ユーザーとグループ] の設定の [管理対象ユーザー] タブセクションを参照してください。 必要に応じて、[ユーザーを追加] をクリックしてテーブルに行を追加します。 その後、ユーザーごとに手順4～6を繰り返します。 5. [保存] をクリックします。 .csvファイルを使用してユーザーを一括で追加する方法については、こちらをクリックして詳細を確認してください。 ユーザーを作成したら、さらにユーザーアカウントを設定できます。外部ユーザーの追加
ビジネスパートナー、顧客、またはコンサルタントをBoxアカウントに追加するには、管理コンソールで設定する必要はありません。 コラボレータとしてフォルダに追加するだけです。 これらのユーザーは管理対象ユーザーではないと認識され、管理コンソールで追跡できるよう外部ユーザーリストに追加されます。 また、外部ユーザー名の横には、小さな地球のアイコンが表示されます。ユーザーのグループ化
Business PlusプランとすべてのEnterpriseプランでは、グループを使用して複数のユーザーをフォルダに追加し、フォルダでの権限を設定できます。 詳細については、グループの作成と管理を参照してください。エンドユーザーを有効にする
ユーザーを作成してフォルダを構成し、お使いのアカウントの管理コンソールの設定をカスタマイズしたら、公開します。 新しいユーザーへのメッセージを作成するときに利用可能なコミュニケーションオプションを以下に示します。 管理者がユーザーからの質問に回答したり、ユーザーがBoxアカウントを最大限利用したりできるように、Boxをご利用の皆様に以下の学習用リンクをお勧めします。- ここをクリックして、オンラインのBox Universityのクラスにサインアップしたり、簡単な動画をユーザーに紹介したりする
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