Box Automateは、Boxコンテンツプラットフォームにネイティブに構築されたエージェント型ワークフロー自動化ソリューションです。 Box Automateは、並列分岐と条件分岐によるルーティング、ロジック、ループ、包括的なトリガーや結果のセットを備えた、ドラッグアンドドロップによる視覚的な作成画面を提供して、ビジネスプロセスの自動化を実現します。 Box Automateは、Box AI、Box Extract、Box Forms、Box Doc Gen、Box Hubs、Box Signとネイティブに連携します。 ご利用のプランに応じて、単一のプラットフォーム内で、ドキュメント生成、電子サイン、AIによるメタデータ抽出、多段階承認を網羅するエンドツーエンドのコンテンツワークフローを構築できます。Documentation Index
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視覚的なワークフロー作成画面
豊富なトリガー、条件分岐によるルーティング、並列分岐と結合分岐、ループ、動的変数、エージェント型ステップをサポートする視覚的な作成画面を使用して、ワークフローを構築できます。トリガー
トリガーでは、ワークフローが開始されるきっかけを定義します。 サポートされているタイプを以下に示します。- ファイルイベントまたはフォルダイベント
- タスクの完了またはステータスの変更
- ファイルリクエスト
- メタデータの変更
- Box Formsの送信
- 手動開始
- Box Signリクエスト
- スケジュール設定
結果
結果では、ワークフローが実行されたときに発生するアクションを定義します。- ファイルアクションとフォルダアクション — ファイルの移動、名前変更、コピー、またはフォルダ構造の作成
- メタデータアクション* — AIを使用したメタデータの適用、更新、抽出
- タスクアクションと通知アクション — 承認タスクまたは一般タスクの割り当て、メール通知の送信
- Box Doc Gen** — テンプレートからのドキュメント生成
- Box Sign** — 電子サイン用ドキュメントのルーティング
- AIエージェントの結果** — カスタムAIエージェントまたはBox抽出エージェントの実行による大規模なメタデータ抽出
- 複数のエージェントの調整 — 単一ワークフロー内での複数のAIエージェントの調整
- カスタムHTTP — ワークフローからの外部APIの直接呼び出し
エージェント型AI
Box Automateは、AIエージェント、メタデータの自動抽出、AIを活用したルーティング、ヒューマンインザループ検証、そして時間の経過とともに新しいドキュメント形式に適応する継続的学習機能により、AIをワークフローに直接組み込みます。 AIの結果を確認するための承認タスクを含めると、正確性の確保に役立ちます。Automateワークフロー内でAIエージェントにクエリを実行した場合は、AIユニットに対する課金対象となります。 AIの利用制限については、Box管理者にお問い合わせください。
コラボレーションと管理
ロールベースの権限を使用してワークフローを共有したり、ワークフローの実行を追跡したりできます。統合
Box Automateは、Box Forms、Box Doc Gen、Box Sign、Box Extract、Box Hubs、Box AI Studioとネイティブに連携します。| ユースケース | 説明 |
|---|---|
| 調達 | ベンダーデータをBoxにアップロードすると、そこでAI抽出エージェントによって重要なメタデータが抽出されます。 抽出された値を従業員が確認した後、Box Doc Genを使用して発注書が作成されます。 |
| 従業員のオンボーディング | 新入社員は、運転免許証やI-9フォームなどの必要なドキュメントをBoxにアップロードします。 AIエージェントがドキュメントの確認をサポートします。有効期限はメタデータとして追跡され、ドキュメントの有効期限が切れる前に自動的に通知が送信されます。 |
| 多段階承認 | 各チームはSOPやマーケティング資料を作成し、多段階の承認ワークフローを通じて処理します。 承認者は承認または拒否の選択肢を含むタスクを受け取り、それぞれの決定に応じてワークフローが分岐します。 |
| 財務ドキュメントの取り込み | 財務チームはファイルリクエストを介してドキュメントを提出します。 Box Automateは、店舗番号や口座などのメタデータに基づいて、各ファイルの名前を変更し、タグを付け、適切なフォルダに移動します。 |
| 確定申告データの抽出 | 財務ドキュメントは毎週届きます。 Box Extractは、支払い金額、払い戻し額、会計年度などの主要なフィールドを抽出します。 管理者が確認できるようにメールが自動的に生成されます。 |
| ローンおよびリースの処理 | 新しい商談が作成され、ドキュメントがBoxにアップロードされます。 AIがメタデータを抽出し、従業員がその正確性を確認すると、抽出されたメタデータによって対応するレコードが更新されます。 |
| プロジェクト管理 | 新しいプロジェクトがロードマップに追加され、関連ドキュメントがBoxにアップロードされます。 このワークフローにより、BoxのファイルにリンクされたJiraチケットが作成され、関係者に通知が送信されます。 |
| 科学出版物の管理 | 研究機関は、ワークフローや外部の報告先を横断して、出版記録や技術報告書の取り込み、管理、転送を行い、その安全性を確保します。 |
既知の制限事項
- Box Automateにはテンプレートがありません
ワークフローの実行
- 最大10個の分岐 (ELSEを含む) およびIF文1つにつき最大20個の条件がサポートされています。
- ワークフローの無効化を行っても、すでに進行中のワークフローは終了しません。
- エージェントの結果は、ファイル名やフォルダ名ではなく、ファイルIDまたはフォルダIDが参照されている場合にのみ機能します。
- フォルダや企業の設定が [コラボレータへの招待の送信をフォルダ所有者と共同所有者のみに制限する] に設定されている場合は、タスクの結果が失敗します。
コラボレーションと権限
- コラボレータの追加/削除の結果では、外部メールアドレスがサポートされていません。
- Automateの結果では、権限の種類が「管理者」および「グループメンバー」に設定されているグループはまだサポートされていません。
- コラボレーションの追加の結果では、「共同所有者」ロールがサポートされていません。
変数とメタデータ
- 現在の結果からのメタデータはサポートされていません。 回避策として、結果IDにリンクさせずに、メタデータ変数を使用してください。
- 非表示のメタデータテンプレートは、メタデータの追加の結果とメタデータ条件ではサポートされていません。
- 作成されたファイルやフォルダに、メタデータフォームのフィールド値をメタデータとして追加するには、フィールド値を個別にマッピングする必要があります。
Box Signの統合
- Signでは、「進行中」ステータスについては、メタデータによるステータス追跡はサポートされていません。
- Signの結果では、Formsのメールフィールドに記載されている署名者のみをサポートしており、任意のテキストフィールドに記載されている署名者はサポートしていません。
- Signの結果には、ファイル名変数は含まれていません。
Automateの相互運用性
- Automateワークフローは、情報バリア、Governance、Box Shield、Box Zones、Box KeysafeなどのBoxの機能と十分な相互運用性がありません。
- Enterprise設定: [コンテンツと共有] タブに記載のとおり、管理コンソールの [フォルダへのコンテンツ移動とコピー] コントロール ([コラボレータがより高い権限レベルを持つフォルダにコンテンツを移動またはコピーできないようにする]) は、Automateワークフローには適用されません。 Automateワークフローでコンテンツをフォルダに移動またはコピーすると、一部のユーザーにより高い権限レベルが付与される可能性があります。 この問題を軽減するには、Box Automateの有効化設定で、ユーザーが所有者/共同所有者権限を持つフォルダのみを使用してワークフローを作成できるようにしてください。