Box Automateでのワークフローの作成

このガイドでは、エンドユーザー向けに、Box Automateの作成画面を使用したワークフローの作成、構成、管理の手順について詳しく説明します。

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ワークフロー作成画面の使い方

ワークフローの作成を開始するには、以下の手順に従います。

1. Boxアカウントの [Box Automate] セクションに移動します。
2. [新規 +] を選択します。
   1. [ワークフロー] を選択してAutomateでの作成を開始します。
3. 以下の設定を構成します。
   • ヘッダー: ワークフローに名前を付けて、公開状態を管理します。
   • 作成画面のキャンバス: ドラッグアンドドロップによる視覚的なワークスペースで、プロセスのロジックを作成します。
   • サイドパネル: 利用可能なトリガー、結果、分岐オプションで構成されたライブラリです。
   • ワークフロー設定: ワークフローの名前と説明を設定します。
4. トリガーを追加します。 サイドパネルの [フロートリガー] セクションからトリガーイベントをキャンバスにドラッグします。 これが自動化を開始するイベントとなります。
5. 結果を定義します。 トリガーを配置すると、キャンバスにヘルパーノード [+] が表示されます。 結果をドラッグするかこのノードを選択して、トリガーに続くステップを追加します。

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トリガーについて

トリガーとは、Automateワークフローを開始する特定のイベントです。 Box Automateでは、トリガーはコンテンツを認識するよう設計されており、特定のフォルダやメタデータ条件に範囲を限定することができます。

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トリガータイプ

• ファイルイベント: ファイルに対して以下が実行されたときに、ワークフローを開始します。
  • アップロード
  • 移動
  • コピー
  • ダウンロード
  • 削除
  • プレビュー
  • ロック
  • ロック解除
  • 電子すかしの削除
  • 電子すかしの適用
  • コラボレータの追加
  • 分類の適用
• フォルダイベント: フォルダに対して以下が実行されたときに、ワークフローを開始します。
  • 作成
  • 移動
  • コピー
  • ダウンロード
  • 削除
  • コラボレータの追加
• ファイルリクエスト: 誰かがファイルリクエストフォームを記入し、それを使用してコンテンツを指定したBoxフォルダに送信したときに、ワークフローを開始します。
• 手動で開始: Box内のファイルまたはBox内の項目からワークフローを開始します。
• メタデータのトリガー: 特定のメタデータテンプレートが適用されたときにワークフローを開始します。 これは、「次の値に等しい」「次を含む」「空白である」などの条件付きロジックをサポートしています。
• Box Sign: 完了、拒否済み、期限切れ、キャンセルなどのSignイベントをトリガーとします。
• フォームの送信: 有効になっている場合 (Enterprise Advancedアカウントのみ)、指定したBoxフォームが送信されるたびにワークフローが開始されます。
• イベントのスケジュール設定: 定期的なスケジュールでワークフローを実行します。 開始日、繰り返しの頻度 (毎日、毎週、毎月)、終了条件 (なし、指定した日、指定した回数実行後) を設定します。
• タスクイベント: ワークフローは、一般タスクまたは承認タスク (承認または拒否) が完了したときに開始できます。

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結果の構成

結果とは、ワークフローによって自動的に実行されるステップのことです。 Box Automateでは、複数の結果を連鎖させたり、動的変数を使用してステップ間でデータを渡したりすることができます。

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主な結果機能

• ファイルの結果: ファイルに対して以下の操作を実行します。
  • 移動
  • コピー
  • 名前を変更
  • 削除
  • ロック
  • ロック解除
  • 電子すかしを適用/削除
  • コラボレータを追加/削除
  • 分類を適用
• フォルダの結果: フォルダに対して以下の操作を実行します。
  • 作成
  • 移動
  • コピー
  • 名前を変更
  • 削除
  • 復元
  • コラボレータを追加/削除
  • 分類を適用
• Hubsのアクション: Hubを選択して以下の操作を実行します。
  • ファイルを追加
  • フォルダを追加
  • コラボレータを追加
    • 編集者またはビューアーとして招待
  • コラボレータを削除
• タスク割り当て:** 承認タスクまたは一般タスク**を特定のユーザーまたはグループに割り当てます。 カスタム指示を含めたり、期日を設定したりできます。

• 通知: 特定の受信者に自動メール通知を送信します。 変数を使用して件名やメッセージ本文をカスタマイズできます (ワークフローを開始したユーザーの名前を含めるなど)。
• Box Agent: (Enterprise Advancedアカウントのみ) AI関連の結果については、AIの結果を確認するための承認タスクを含めて、必要に応じて結果を確認します。
  • ドキュメントの要約: 応答用のエージェントを選択し、必要に応じてプロンプトの指示を含めます。
• 抽出エージェント: メタデータをファイルに適用するカスタムエージェント、またはメタデータなしでファイルの情報を抽出する汎用エージェントを選択します。
• ドキュメントを生成: (Enterprise Advancedアカウントのみ) Doc Genテンプレートから選択し、ドキュメントの名前または変数、およびフォルダの場所を入力します。
• 署名をリクエスト: 署名対象のファイルと受信者を選択し、件名とメッセージを追加します。
• HTTPSコネクタ: Box Automateは、Boxのツール、サードパーティ製コネクタ、APIを通じて連携します。
• メタデータ: AIを使用してファイルやフォルダに対してメタデータの適用、更新、抽出を実行します。

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高度なガードレール

ワークフローの結果の適用範囲を制御するために、どのコンテンツやユーザーに制限を適用するかを定義できます。 高度なガードレールは、ワークフローの結果の実行範囲を設定し、定義した範囲内でのみアクションが実行されるようにします。 例えば、外部コラボレータを追加できないように結果を制限することで、どのようにトリガーされてもワークフローの動作は予測可能になります。 ガードレールは以下の3つのセクションで構成できます。

• ターゲットの基準
• 管理対象ユーザーの基準
• 外部ユーザーの基準

[管理対象ユーザーの基準] と [外部ユーザーの基準] は、ワークフローを開始したユーザーではなく、アクションの対象となるユーザーに適用されます。 ガードレールを構成するには、以下の手順に従います。

1. Automateの作成画面でワークフローを開きます。
2. 結果を追加します。このフィールドを追加すると、[アクションガードレール] が有効になります。
3. [アクションガードレール] セクションで、各セクション ([ターゲットの基準]、[管理対象ユーザーの基準]、[外部ユーザーの基準]) を開き、範囲を選択します。
   • [制限なし]: 基準に一致するすべてのコンテンツまたはユーザーに適用します。
   • [特定の…のみ]: 選択した項目またはユーザーのみに適用します。
   • [例外を除くすべての…]: 除外した項目またはユーザーを除き、広く適用します。
   • [外部ユーザーは許可しない] ([外部ユーザーの基準] のみ): 外部ユーザーを完全に除外します。
4. 選択内容に応じて参照するフォルダ、分類、またはユーザーを選択します。
5. ワークフローを公開して、ガードレールの変更を適用します。

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ロジック、分岐、変数

Box Automateでは、高度なルーティング機能により、複雑で非線形なビジネスプロセスをサポートしています。

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分岐

条件付きロジックを使用して、ワークフローをさまざまなパスに振り分けます。 例えば、タスクが「拒否済み」の場合、「承認済み」の場合とは別のフォルダにファイルを移動します。

• 分岐: 1つのワークフローパスを2つ以上の並列パスに分割し、それらを同時に実行します。
• 条件分岐: 指定した条件に基づいて単一のパスを実行します。
• ループバック: 設定可能な最大ループ回数に基づき、フローを前のステップに戻します。 ループの詳細については後述します。
• ループオーバー: ループは、繰り返し実行されるアクション、条件付きアクション、相互依存するアクションをワークフロー内で直接処理するよう設計されています。 ループの詳細については後述します。
• 結合: 複数の並列分岐または条件分岐を、分岐の結果が完了した後に1つの実行パスに再度統合することができます。

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ユースケース

請求書の処理 請求書が「Under Review」フォルダにアップロードされると、Box AIは請求書の重要なメタデータ (部門や事業部門など) を抽出し、あらかじめ定義されたテンプレートに入力します。

• 分岐ロジック: 条件分岐は、抽出されたメタデータに基づいて請求書を異なる部門リーダーやマネージャに振り分けるよう構成されています。 以下に例を示します。
  • 分岐A: IT部門の場合、承認タスクをLeslieに割り当てます。
  • 分岐B: マーケティング部門の場合、承認タスクをTomに割り当てます。
• 結果: 承認されると、ファイルは、対応する部門別フォルダに自動的に移動されます。

契約書の承認プロセス 契約書がレビューのために提出されると、ワークフロー内で承認ステップが開始されます。

• 分岐ロジック: 承認ベースの条件分岐は、タスクの結果に応じてワークフローを異なるパスに振り分けます。
  • 承認の分岐: 契約書が承認された場合、現在のフォルダに残るか、「Approved Contracts」フォルダに移動されます。
  • 拒否の分岐: 契約書が却下された場合、ワークフローは、拒否理由が記載された通知を自動的にワークフローの開始ユーザーに送信します。これにより、開始ユーザーは修正してプロセスを再開できます。

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ループオーバーを使用した複数ファイルの処理

分岐ステップ [ループオーバー] を使用すると、複数のファイルをループすることで、ワークフロー内で自動的に処理できます。 ユーザーがフォーム経由で複数のファイルをアップロードした場合や、フォルダに複数のファイルが含まれている場合、ループを使用すると、最初のファイルだけを処理するのではなく、各ファイルを個別に処理 (抽出、タグ付け、移動、分析) できるようになります。 [ループオーバー] ステップを設定するには、以下の手順に従います。

1. [フォームの送信]、[ファイルリクエスト]、[手動で開始] など、ループに適したトリガーから開始します。
2. [分岐] セクションから [ループオーバー] アクションを追加します。

[ループオーバー] ステップには3つのオプションがあります。

1. [ファイルのリスト]: フォームまたはファイルリクエストを通じてアップロードされた複数のファイルをループ処理する必要がある場合に使用します。 ループ処理の対象とする適切なトリガー変数を選択します。
2. [ユーザーのリスト]: グループ内の複数のユーザーに関連したアクションを実行する必要がある場合に使用します。 このオプションを使用するには、グループを作成しておく必要があります。
3. [フォルダ内のファイル]: 特定のフォルダ内のすべてのファイルをループ処理する必要がある場合に使用します。

ループ対象のファイルを参照する際は、ループファイル (loop.item) 変数を選択します。 ファイルのループに関するベストプラクティス

• フォームで複数のファイルアップロードが許可されている場合は、ループを使用します
• [ファイルリクエスト] や [手動で開始] などのトリガーで、複数のファイルを含むフォルダを監視する場合は必須です
• 複数の請求書からのデータ抽出、複数の契約書へのタグ付け、複数のレポートの移動などの一括処理に最適です
• 複数のファイルを同時に処理するワークフローを構築する際に不可欠です

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ループのトラブルシューティング

フォームにファイルのドロップ領域がありますが、トリガーにファイル変数が表示されません。 フォームのトリガーの後に [ループオーバー] イベントを追加する必要があります。 フォームはファイルの配列を返します。 [ループオーバー] イベントを追加し、フォームのファイルフィールドをループ処理するよう設定した後、後続のステップでループ変数を参照します。 ループ内でファイルを参照するにはどうすればよいですか? [ループオーバー] > [ファイルのリスト] で作成されたループ変数を使用します。 その後、ループ内の結果では、[ループ変数] という新しい変数メニューが表示され、ファイルIDやその他のプロパティを利用できます。 通常、ファイルを選択するにはloop.itemを選択します。 ユーザーがフォーム経由でファイルをアップロードしなかった場合 (アップロードが任意の場合)、ワークフローが停止します。 どうすれば修正できますか? フォームにチェックボックスを作成し、ユーザーが追加のドキュメントを提出する必要がある場合にのみファイルアップロード機能を表示するようにします。 その後、ループの前に [条件分岐] を追加します。 フォームのチェックボックスフィールドが空でないか確認します。 フィールドが空の場合は、ワークフローがループに入らずに続行できるよう、別の分岐に振り分けます。

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ループバックを使用した処理のやり直し

分岐ステップ [ループバック] を使用すると、前のステップに戻ることができ、ステップを繰り返す必要がある場合でもワークフローが続行できます。 これは特に、承認ステップが拒否され、再度レビューを行う必要がある場合に役立ちます。 [ループバック] ステップを設定するには、[分岐] セクションで [ループバック] アクションを選択します。 これをワークフローに追加し、戻り先のステップを選択します。 ループバックを実行できる最大回数を選択する必要があります。 現在の最大回数は20回です。

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変数

変数を使用することで、前のステップの情報を後続の結果で利用できるようになります。 例えば、名前を変更の結果では、前のAIステップで抽出されたメタデータ値や、ファイルをアップロードしたユーザー名を使用できます。 変数は以下の4つのカテゴリに分類されます。

• システム変数: ワークフローの詳細を示す、あらかじめ定義された固定の変数。
  • 例として、workflowId、workflowOwnerId (または所有者ID/ワークフローの開始者)、workflowName、workflowVersion、workflowCreatedTime、workflowModifiedTimeなどがあります。
• トリガー変数: ワークフローを開始する特定のイベントによって生成される動的変数。
  • ファイルアップロードのトリガーでは、ファイル名、ファイルID、ファイル所有者、親フォルダID、トリガーのタイムスタンプが公開されます。
  • フォームの送信トリガーでは、フォームフィールド、添付ファイル、ドロップ領域、送信者の詳細が公開されます。
• 結果変数: ワークフロー内で実行された後続アクションによって生成された変数。
  • 例えば、フォルダを作成の結果では、folderId変数とparentFolderId変数が生成されます。これらの変数はその後、後続のステップで参照できます。
• メタデータ変数: ファイルまたはフォルダに適用されたメタデータテンプレートから動的に取得された属性。 テンプレートを選択し、条件分岐や後続の結果で使用する特定の属性値 (テキスト、数値、日付など) をマッピングできます。

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サポートされているデータ型と書式設定

変数では、以下のデータ型がサポートされています。

• 文字列/テキスト: 名前、メールアドレス、一般的なテキストに使用されます。 [次の値と等しい]、[次の値と等しくない]、[次を含む]、[次で始まる]、[値が空]、[値が空でない] などの演算子がサポートされています。
• 数値: 正と負の整数および小数をサポートしており、数値比較 ([次の値より大きい]、[次の値より小さい]、[次の値以上]、[次の値以下]) を実行できます。
• 日時: タイムスタンプと日付をサポートしており、作成画面でカスタムの書式設定オプションを適用できます (例えば、日付をYYYY/MMなどの特定の形式で表すことができます)。
• その他の型: ユーザーフィールド、ファイルID、フォルダID、ファイルのリスト、ユーザーのリスト、ドロップダウン。

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変数のユースケース

• 動的なコンテンツの挿入: 通知メールの件名や本文のカスタマイズ、タスクの説明、ファイル名やフォルダ名の動的生成など、変数をテキストフィールドに動的に挿入できます。
• 条件分岐: 作成画面では、[条件分岐] やロジックビルダー内で変数 (構造化されたエージェント出力やメタデータ値を含む) を使用して、ワークフローを動的に振り分けることができます。 例えば、メタデータの「契約金額」が特定のしきい値を超えた場合にファイルを別のフォルダに振り分けることができます。
• タスクの割り当て: メールアドレスやユーザーIDの変数 (ファイル所有者やフォーム送信者など) を利用して、実行時にタスクを動的に割り当てます。

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保存と公開

• 下書きの保存: いつでも [保存] を選択して、現在の進行状況を保存できます。 下書きは、誤りがある場合や構成が完了していない場合でも保存できます。 また、ワークフローの下書きを保存する際に以前の下書きがアクティブな状態の場合、その下書きを最新バージョンに更新するには、下書きを再度アクティブにする必要があります。
• 有効化: [有効化] を選択し、検証を行ってからワークフローを有効化します。

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監視と追跡

ワークフローがアクティブになったら、[追跡] ページでそのパフォーマンスを監視できます。 ここでは、タイムスタンプ、各ステップで使用された変数値、アクティブなタスクの現在のステータスなど、すべての実行に関する詳細なステップごとの履歴を確認できます。 これにより、関係者は、問題のトラブルシューティングを行い、プロセスの効率性を効果的に監視することができます。