Enterprise設定: [コンテンツと共有] タブ

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[コンテンツと共有] の設定を使用して、ファイルのコラボレーションおよび共有で、管理対象ユーザーが使用できるさまざまなタイプの権限を有効または無効にできます。 この記事のセクションは以下のとおりです。

• 共有リンク
• カスタム共有リンク
• コンテンツのコラボレーション
• Canvas
• 電子すかしの適用
• コンテンツの作成
• フォルダインサイト
• Hubs
• ファイルリクエスト
• Relay
• Box Doc Gen
• フォルダレベルメタデータのカスケード
• 自動有効期限
• 廃棄インサイト
• ごみ箱

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共有リンク

[共有リンク] セクションでは、管理対象ユーザーが所有するコンテンツの共有リンクの設定および権限を構成します。 重要 会社の定義の値を [メールドメインを持つユーザー] から [Enterprise ID] に変更すると、EIDが異なる会社のユーザーは、以前「会社のユーザー」と共有されたリンクにアクセスできなくなります。 同様に、他の会社のユーザーとリンクを共有していたユーザーは、これまでのように共有できなくなります。 EIDとメールドメインの詳細を確認してください。

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カスタム共有リンク

カスタムURLを使用すると、ユーザーは作成した共有リンクのURLをカスタマイズできます。 これにより、覚えやすいカスタマイズしたURLを使用することで、(社内外を問わず) 多くのユーザーグループがコンテンツに簡単にアクセスできるようになります。 このリンクの利用可能範囲を [リンクを知っている全員] に設定すると、リンクされたフォルダまたはファイルは公開され、アクセス可能になります。 カスタムURLは、製品ドキュメントやマーケティング資料などの一般向けに公開する資料に適しており、機密性の高いコンテンツを安全に共有するためのものではありません。

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コンテンツのコラボレーション

このセクションでは、フォルダの所有者が項目でコラボレーションする際に選択できるようにするロール/権限を選択したり、その他のコラボレーション設定を定義したりします。 注 ユーザーは、コラボレータを招待するときにこの設定を変更できます。 注:

• [コラボレータがより高い権限レベルを持つフォルダにコンテンツを移動またはコピーできないようにする] を選択しても、Box Drive経由で実行されるコピー操作が禁止されることはありません。
• 共同管理者も、以下の権限が有効になっている場合はこの設定を変更できます。
  • 会社の設定と統合を表示する
  • 会社の設定と統合を編集する

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Canvas

Box Canvasは、付箋、図形、テキスト入力、画像のアップロードなどを使用してチームがコラボレーションできる、ビジュアルコラボレーション/ホワイトボードのツールです。

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電子すかしの適用

電子すかしを適用すると、無許可での共有を阻止するために、現在の表示ユーザーの名前とアクセス時刻を示す半透明のオーバーレイがドキュメントのコンテンツ全体に適用されます。 Boxユーザーが共有ファイルへの電子すかしの追加を選択した場合に、すべてのファイルの電子すかしをラスター電子すかしにするかどうか、またはファイルの種類に応じて電子すかしをベクター電子すかしにするかラスター電子すかしにするかを決定できます。

• 注 電子すかしの種類は、ユーザーがファイルまたはフォルダに電子すかしを追加したときに、ファイルの種類に応じて自動的に適用されます。
• [ラスター電子すかしのみ] (デフォルト) - セキュリティを強化しますが、解像度のスケーリング、検索、クリック可能なリンクの提供に対応していません。また、ファイルサイズのオーバーヘッドがやや大きくなるため、使いやすさが低下します。 この電子すかしを削除すると、基になるコンテンツに必ず変更が発生します。
• [すべての管理対象ユーザーに対してビデオの電子すかしを有効にしました] - Boxウェブアプリでのビデオプレビューに電子すかしがオーバーレイ表示されます。

組織のBoxユーザーが電子すかしの以下のプロパティを選択して設定できるようにします。

• パターン
• テキスト
• テキストサイズ
• テキストの色
• 不透明度
• 位置
• 回転
• 電子すかしをフォルダ内のすべてのファイルに適用するかどうか

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電子すかしの相違点

使用する電子すかしの種類を決定するために、電子すかしの違いを確認してください。

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電子すかしのユースケース

[ベクター電子すかしおよびラスター電子すかし] のオプションを使用するユースケースを以下に示します。

• 読みやすさを維持する必要のある大容量ファイル (ブループリント、図表、小さい字体が多数含まれたファイルなど) を処理する場合。
• テキストをコピーして検索したり、ハイパーリンクをクリック可能にしたりする必要がある場合のテキストベースファイルを処理する場合。
• 共有する電子すかし付きファイルのサイズに関してストレージまたは帯域幅に懸念がある場合。

[ラスター電子すかしのみ] のオプションを使用するユースケースを以下に示します。

• テキストのコピーを禁止して、電子すかし付きファイルを制限する場合。
• 該当コンテンツのセキュリティレベルが高い場合。 電子すかしはセキュリティ強化対策の1つですが、ベクター電子すかしは、熟練した技術を持つハッカーに削除されてしまう可能性があることに注意してください。 ベクター電子すかしを削除すると、基になるドキュメントの元の形式に影響が生じます。 これは、電子すかしを削除すると基になるコンテンツにも必ず損傷が発生するラスター電子すかしとは若干異なります。

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コンテンツの作成

このセクションでは、特定の種類のコンテンツの作成を制限できます。 制限を厳しくすると、管理者はコンテンツや構造を制御しやすくなります。 ただし、ユーザーによるコンテンツの作成がその分制限されるため、コラボレーションの度合いに影響する可能性があります。 注:

• [管理者にのみ第1レベルのフォルダ、ファイル、ブックマークの作成および削除を許可する] が有効になっている場合は、以下のようになります。
  • 管理者はフォルダの所有権を管理対象ユーザーに移管できますが、管理対象ユーザーが他のユーザーに所有権を移管することはできません。
  • ルートレベルでコンテンツの作成、コピー、移動、削除を実行できるのは、管理者および必要な権限を持つ共同管理者のみです。 結果として、この設定が有効な場合、管理者以外のユーザーでは、ユーザーのルートディレクトリにBox Reportsフォルダが生成される、特定のレポートのエクスポート (例: [アクセス統計情報]) のような操作は失敗します。

デフォルトではオフになっています。

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フォルダインサイト

フォルダインサイトで、フォルダ所有者は自身が所有するフォルダ内のアクティビティを追跡できます。

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Hubs

Box Hubsは、コンテンツを厳選して公開するためのツールで、チームはBoxのコンテンツからポータルを作成できます。 この設定では、Hubを表示、作成、共有できる組織内のユーザーを定義します。 入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。100件を超える場合は、組織全体でファイルリクエストを有効または無効にする必要があります。
[権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。グループ権限の詳細については、グループの作成と管理を参照してください。

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ファイルリクエスト

ファイルリクエストを利用すると、Boxアカウントを持たないユーザーに対しても、リンクを介してファイルとメタデータをリクエストして入手できます。 注

• 入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。 100件を超える場合は、組織全体でファイルリクエストを有効または無効にする必要があります。
• [権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。 詳細については、グループの作成と管理を参照してください。

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Relay

Relayを使用すると、ユーザーは、Box内でのタスクやコンテンツ操作を自動化するワークフローを構築することができます。 有効にした場合、ユーザーは自身が所有または共同所有しているフォルダに自動化ワークフローを構築できるようになります。 注

• 入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。 100件を超える場合は、組織全体でRelayを有効または無効にする必要があります。
• [権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。 詳細については、グループの作成と管理を参照してください。

注 より制限的な構成 ([所有者/共同所有者]) に設定を変更すると、編集者が作成した既存のアクティブなワークフローは、引き続き設定どおりに動作し、[ワークフロー] ページに表示され続けます。 これらのワークフローを無効化したい場合は、Relay管理コンソールビューで設定できます。 注

• 入力できるユーザー名/メールアドレスおよびグループは、それぞれ最大100件です。 100件を超える場合は、組織全体でテンプレートの公開を有効または無効にする必要があります。
• [権限設定] が [管理者のみ] に設定されているグループのみを選択できます。 詳細については、グループの作成と管理を参照してください。

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Box Doc Gen

Box Doc Genでは、Doc Gen APIを使用して動的なドキュメントを生成できます。

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フォルダレベルメタデータのカスケード

フォルダレベルメタデータのカスケードを使用すると、ユーザーは、新規または既存のフォルダコンテンツに対してメタデータテンプレートとその属性値をカスケードできます。この設定を使用してカスケードの権限を付与するには、ユーザーにフォルダレベルメタデータを編集する権限が必要です。 注 [選択したユーザーに対して有効にする] または [選択したユーザー以外のすべてのユーザーに対して有効にする] を選択した場合は、管理対象ユーザーのユーザー名またはメールアドレスを最大100件入力できます。

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自動有効期限

ここでは、共有リンクおよび招待したコラボレータのデフォルトの有効期限を定義します。

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共有リンクの有効期限の設定

注 共有リンクが自動的に無効になるように設定しても、コンテンツ自体は削除されません。 共有が解除されるだけです。 デフォルトではオンになっており、デフォルトの期間は60日です。 自動有効期限の上限は18,250日です。 注 共有リンクが自動的に無効になるように設定しても、コンテンツ自体は削除されません。 共有が解除されるだけです。 デフォルトではオンになっており、デフォルトの期間は60日です。 自動有効期限の上限は18,250日です。 注 この設定は、リンク有効期限ポリシーを1つ以上設定しないと使用できません。 注 この設定をオフにすると、有効期限付きの既存の共有リンクはすべて変更できなくなります。 この設定はお勧めしません。

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招待したコラボレータの有効期限の設定

注 Boxからのメール通知は、該当フォルダの所有者と共同所有者 (いる場合) に送信されます。 Boxから共同所有者に通知が送信されるのは、これから有効期限を迎える項目で直接コラボレーションしている場合のみです。 継承された権限を使用してコラボレーションしている共同所有者には送信されません。

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廃棄インサイト

有効にすると、組織内のユーザーは、リテンションポリシーによる廃棄が設定されているファイルを表示できます。 これにより、コンテンツの有効期限がプラットフォーム内で可視化されるため、重要なコンテンツが失われないようにするのに役立ちます。 設定によっては、廃棄日を延長できます。 この設定は、デフォルトで、すべての管理対象ユーザーに対して無効になっています。 廃棄の構成方法は、以下の4通りあります。

• [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする]: 誰も [廃棄] ページにアクセスできません。
• [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする]: すべてのユーザーが [廃棄] ページにアクセスできます。
• [選択したユーザーとグループに対して有効にする]: 選択したユーザーとグループが [廃棄] ページにアクセスできます。
• [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする]: 選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーが [廃棄] ページにアクセスできます。

廃棄アクションは、以下の手順に従って、リテンションポリシーの作成時に設定できます。

1. [管理コンソール] > [Governance] に移動します。
2. [リテンション] タブをクリックします。
3. [リテンションポリシーを作成] を選択します。

詳細については、廃棄インサイトを参照してください。

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ごみ箱

ごみ箱を有効にすると、ユーザーごとにごみ箱フォルダが提供されます。 ユーザーが項目を誤って削除しても復元できるように、この設定をお勧めします。 注

• この設定に対する変更は、過去にさかのぼって適用されることはありません。設定の変更が適用された後にごみ箱に移動したコンテンツにのみ適用されます。 すでにごみ箱にあるコンテンツはすべて、ごみ箱に移動された時点で適用されていた設定の値に従って削除されます。
• リーガルホールドポリシーとリテンションポリシーは、このごみ箱の設定よりも優先されます。つまり、リテンションまたはリーガルホールドの対象となっているコンテンツが完全に削除されることはありません。

ごみ箱のコンテンツを完全に削除できるユーザーを選択する機能は、Box Governanceパッケージの一部としてのみ利用可能な機能です。