ワークフローの管理
Automateを有効にすると、Boxウェブアプリから個人またはチームのワークフローを作成、編集、監視できます。ワークフローの作成と編集
- 左のサイドバーで、[Automate] をクリックします。
- ワークフローを作成するには、[新規+] をクリックします。
- 既存のワークフローを編集するには、ワークフローを開き、[編集] を選択します。
- トリガー (例: [ファイルをアップロード]) や結果 (例: [ファイルの移動]) を調整します。
- ワークフローを確認して有効化する準備ができたら、作成画面で [公開] をクリックします。
ワークフローの追跡
最近のワークフローアクティビティを確認して、実行が正常に完了したことを確認できます。 ワークフローが失敗した場合は、アクティビティログを調べて、ファイルの権限やフォルダのパスに関連したエラーを確認してください。 アクティビティを監視するには、以下の手順に従います。- 左のサイドバーで、[Automate] をクリックします。
- ワークフローを特定します。 [ステータス] 列の [追跡] をクリックします。
ワークフローの共有とコラボレーション
ワークフローの共有
ワークフローの作成者がその所有者になります。 そのワークフローの構築や管理を支援するコラボレータを招待できます。- [Automate] に移動し、ワークフローを開きます。
- ヘッダーにある [共有] をクリックします。
- BoxユーザーまたはBoxグループを入力します。
- 役割として編集者、ビューアー、または開始ユーザー (利用可能な場合) を選択します。
- [送信] をクリックします。
コラボレータの役割
- 所有者 — 所有権の移管を含め、全面的な制御が可能です。 ワークフローにつき所有者は1人だけです。
- 編集者 — ワークフローのロジックの変更、ビューアーや開始ユーザーとのワークフローの共有に加え、ワークフローの公開と無効化が可能です。
- ビューアー — 構成と実行履歴の表示のみ可能です。
役割ごとの権限
*編集者は、ビューアーおよび開始ユーザーを追加または削除できますが、所有者を変更することはできません。
共有されたワークフローにおけるコンテンツの権限
- コラボレータが操作できるのは、Box内ですでにアクセスできるファイルとフォルダのみです。
- ワークフローからコラボレータを削除しても、その項目に対するBoxの権限は削除されないため、ワークフローは引き続き実行できます。
ワークフローの共有は、同じ企業内でのみ利用可能です。 同時編集はサポートされていないため、ワークフローを同時に編集できるユーザーは1人だけです。
ガバナンスとライフサイクル管理
コンテンツに対する意図しない操作を回避するために、不要になったワークフローは無効化または削除してください。ワークフローの無効化と削除
無効化するには:- 左のサイドバーで [Automate] をクリックします。
- アクティブなワークフローを見つけて、[その他のオプション] (省略記号) メニューを開きます。
- [無効化] を選択します。