Governanceの設定

Governanceの設定では、コンテンツに対するガバナンスを構成できます。

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[リテンション] タブ

[リテンション] タブでは、コンテンツのリテンションポリシーを構成します。 リテンションは、ごみ箱に入っている場合でもコンテンツが保持される期間を定義します。 コンテンツは、ごみ箱に入っていても、リテンションポリシーの対象となっていて、リテンション期間が終了していない場合は完全に削除できません。 ここでは、リテンションポリシーの設定の一覧を示し、各設定について説明します。

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ポリシー名

短くてわかりやすい名前を入力します。 最大文字数は250文字です。

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ポリシーの説明

ポリシーの目的や機能をまとめた説明を入力します (省略可)。 最大文字数は500文字です。

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リテンションの種類

リテンションポリシーを変更可能にするか、変更不可にするかを定義します。 変更可能リテンションポリシーでは、そのいずれの設定も変更できます。 ただし、SEC (米国証券取引委員会) の規則17a-4(f) など、特定の規制要件は満たしません。これには、電子ストレージメディアに記録を保持する規制対象事業者を対象とする特定の要件が定められています。 詳細については、リテンションおよびリテンションポリシーについての変更可能リテンションと変更不可リテンションセクションを参照してください。

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ポリシーの適用先

リテンションポリシーの適用先となるコンテンツを決定します。 次のいずれかを選択します。

• [特定のフォルダ内のコンテンツ]: 特定のフォルダ内のコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、リテンションポリシーの作成の次の手順で1つ以上のフォルダを選択します。 ポリシーを有効にすると、選択したフォルダ内のすべてのコンテンツ、すべてのファイル、およびサブフォルダ内のすべての項目に適用またはカスケードされます。
  注リテンションポリシーが適用されたフォルダからファイルまたはサブフォルダを移動しても、そのリテンションポリシーは適用されたままになります。これは、移動場所や移動頻度に関係なく当てはまります。 唯一の例外として、よりリテンション期間が長いリテンションポリシーが定義されているフォルダにファイルまたはフォルダを移動した場合、移動したファイルまたはフォルダにはそのポリシーが適用されます。
• [特定のメタデータを持つコンテンツ]: コンテンツのメタデータに基づいてコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、次の手順で1つ以上のメタデータオプションを選択します。 複数のメタデータオプションを選択すると、選択したメタデータのいずれかに一致するコンテンツにリテンションポリシーが適用されます。
• [特定の分類を持つコンテンツ]: コンテンツに適用された分類ラベルに基づいてそのコンテンツを保持します。 このオプションを選択した場合は、次の手順で1つ以上の分類ラベルを選択します。 複数の分類ラベルを選択すると、その分類ラベルのいずれかが適用されているコンテンツにリテンションポリシーが適用されます。
  注分類ラベルが設定されているファイルに基づいてそのファイルにリテンションポリシーが適用されると、分類ラベルが変更 (または削除) されても、そのリテンションポリシーはファイルに適用されたままになります。
• [すべての新しいコンテンツ]: リテンションポリシーがアクティブなときに今後Boxに作成またはアップロードされるすべてのコンテンツにリテンションポリシーを適用します。

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期間

リテンションポリシーに一致するコンテンツが保持される期間を、[開始日] の設定に基づいて決定します。 次のいずれかを選択します。

• 30、60、または90日間
• 1、3、6、または10年間
• カスタムの日数または年数
• 無期限

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開始日

リテンション期間の開始日を決定します。 次のいずれかを選択します。

• [Boxへのアップロード日/Boxでの作成日]: コンテンツがBoxに追加またはアップロードされるとリテンション期間が開始されます。
• [特定のメタデータの開始日]: コンテンツのメタデータで指定された日からリテンション期間が開始されます。 これらの日付は、作成/アップロード日やイベント実施日のほかに、指定した日付にすることもできます。 たとえば、署名後に一定期間保持する必要がある契約書の場合は、メタデータに記録された署名日に基づくリテンションにすることができます。 また、雇用に関する書類は、従業員が退職した後に一定期間保持する必要があるため、メタデータに記録された退職日に基づくリテンションにすることができます。

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廃棄アクション

リテンション期間の終了時に、リテンションポリシーで管理されていたコンテンツに対して自動的に行う処理を決定します。 廃棄アクションは、ファイルがリテンションの有効期限に達するまで評価されません。 つまり、管理者がリテンションポリシーの廃棄を更新した場合、そのポリシーの対象となっている、期限が切れていないすべてのファイルに適用されます。 次のいずれかを選択します。

• [なし]: リテンション期間が終了しても何も行われません。 適切な権限を持つユーザーは、コンテンツを手動で削除できます。
• [コンテンツを完全に削除する]: リテンション期間が終了すると、コンテンツがごみ箱にあるかどうかにかかわらず、完全に削除されます。 このオプションを選択した場合は、フォルダ所有者と共同所有者に対して完全に削除する日の延期を許可するよう選択することもできます。
  注:延長期間の上限が設定されている場合、ユーザーはその上限を超えて延長することはできません。 例えば、ポリシーで最大6か月の延長が許可されていて、すでに2か月延長されているファイルの場合は、1年の延長をリクエストしても、追加で4か月しか延長されず、6か月の上限に達することになります。
  注[Enterprise設定] > [コンテンツと共有] > [ごみ箱] で、[ごみ箱のコンテンツを完全に削除できるユーザー] の設定が [なし (ユーザー、ポリシーによるコンテンツ削除不可)] になっている場合は、[コンテンツを完全に削除する] オプションを利用できません。

選択した廃棄アクションに関係なく、廃棄ページ上の現在のファイルがすべて表示されます。 通知は、ポリシー設定によって決まるため、[コンテンツを完全に削除する] と [なし] のどちらを選択した場合でも送信できます。 特定のリテンション動作および廃棄アクションは、[廃棄] レポートで追跡できます。 [廃棄] ページへのアクセス権限は、Enterprise設定の [コンテンツと共有] タブで設定できます。 廃棄アクションのロジック [廃棄アクション] 列には、ファイルに適用されているすべてのポリシーの中で最も保守的な廃棄アクションが表示されます。 例えば、ファイルXが以下の2つのポリシーによって保持されているとします。

• ポリシーA – 廃棄アクションが完全削除に設定されている3年間のポリシー
• ポリシーB – 廃棄アクションがなしに設定されている5年間のポリシー (優先度が最も高いポリシー)

ファイルXは、優先度が最も高いポリシー (つまり、期間が最も長いポリシー。この場合は5年間) に基づく廃棄日とともに表示されます。 廃棄アクションは、適用される最も制限の厳しいルール (つまり、完全削除) に従います。 リスト内のファイルは、廃棄日の昇順に並んでいます。

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メール通知

廃棄に関するメール通知を毎週受信する管理対象ユーザーを決定します。 ポリシーレベルで通知を有効にした場合は、[廃棄] ページへのアクセス権限が付与されているすべてのユーザーに対して、廃棄に関する新しい通知が自動的に送信されます。 これらの通知には、[廃棄] ページへのリンクが記載されます。 通知を有効にすると、通知を受信するよう設定されていて、所有またはコラボレーションしているファイルのうち、今後14日以内に有効期限が切れるファイルがあるユーザーに、毎週水曜日にメールで通知が送信されます。 通知の組み合わせは次のとおりです。 リテンションによる廃棄に関する通知が有効になっているユーザーは、廃棄ページへのアクセス権限も付与されている場合にのみ、新しい通知を受信します。 それ以外の場合は、引き続き従来の通知が届きます。 アクセス権限があるユーザーは、左側のナビゲーションバーで [その他] を選択して、[廃棄] ページにアクセスできます。 ユーザーは通知を待つ必要はありません。通知は単にリマインダとして機能します。

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[リーガルホールド] タブ

[リーガルホールド] タブでは、コンテンツのリーガルホールドポリシーを構成します。 リーガルホールドでは、ごみ箱に入っている場合でも保持するコンテンツとその保持期間 (省略可) を定義します。

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リーガルホールドポリシー

ここでは、リーガルホールドポリシーの設定の一覧を示し、各設定について説明します。

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リーガルホールド名

短くてわかりやすい名前を入力します。 最大文字数は250文字です。

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説明

ポリシーの目的や機能をまとめた説明を入力します (省略可)。 最大文字数は500文字です。

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ポリシーの適用先

ポリシーの適用対象となるユーザーまたはフォルダを決定します。 次のいずれかを選択します。

• [ユーザー (カストディアン)]: ポリシーのカストディアンユーザーを1人以上定義します。 ポリシーにより、定義された日付範囲内で (省略可)、ユーザーが所有、コラボレーション、または表示 (操作) していたすべてのファイルおよびファイルバージョンが取得されます。 カストディアンの全操作の一覧については、リーガルホールドポリシーについてを参照してください。
• [フォルダ]: ポリシーの対象となるフォルダを定義します。 ポリシーで定義したすべてのフォルダとサブフォルダ内にあるコンテンツはすべて保持されます。

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日付範囲 - コンテンツの作成

[ポリシーの適用先] で [ユーザー (カストディアン)] を選択した場合のみ利用できます。 省略可。 ポリシーの対象となる日付範囲を定義します。 リーガルホールドポリシーについてで説明したとおり、定義した日付範囲内でカストディアンが操作するすべてのファイルとファイルバージョンが保持されます。 [開始日] の値を設定しない場合、ポリシーは、有効にするとすぐに、関連するコンテンツに適用されます。 [終了日] の値を設定しない場合、ポリシーは、撤回するまで、関連するコンテンツに適用されます。

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リーガルホールドのエクスポート

ここでは、リーガルホールドのエクスポートの設定の一覧を示し、各設定について説明します。

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エクスポート名

短くてわかりやすい名前を入力します。 最大文字数は250文字です。

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フォルダ

フォルダベースのリーガルホールドのみで利用できます。リーガルホールドに含まれているフォルダから1つ以上を選択します。

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カストディアン

カストディアンベースのリーガルホールドのみで利用できます。1つ以上のカストディアン名をコンマまたは改行で区切って入力します。

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ファイルの種類

エクスポートに含めるファイルの種類を決定します。 次のいずれかを選択します。

• [すべての種類] (デフォルト) - リーガルホールド内のすべてのファイルを含める場合
• 表示されている種類の1つ以上 - 選択した種類のファイルのみを含める場合

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日付範囲

必須。 エクスポートに含めるファイルの日付範囲を決定します。 次のいずれかを選択します。

• [アップロード日を使用する] - Boxにアップロードされた日付に基づいてファイルを含める場合
• [コンテンツの作成日を使用する] - 作成日に基づいてファイルを含める場合