Suivi de l'activité des fichiers dans différentes applications

Avec le large éventail d’applications que vous pouvez utiliser pour travailler avec un fichier - partager le fichier via des applications telles que Slack, le traiter via des applications telles que DocuSign, le stocker dans des applications telles que Salesforce, et ainsi de suite - il est difficile de suivre chacune des actions que vous avez effectuées. Box résout ce problème grâce au flux d’activité d’intégration. Lorsque vous prévisualisez un fichier dans Box, l’activité d’intégration répertorie d’un seul coup d’œil toutes les actions d’une personne impliquant un fichier Box dans les applications tierces désignées pour cette personne (par exemple, lorsqu’elle a partagé un fichier via un message Slack ou joint un fichier à un enregistrement Salesforce ou NetSuite). Il n’est donc plus nécessaire de rechercher dans plusieurs applications pour comptabiliser chaque fois qu’une personne a agi sur un fichier. Au lieu de cela, le flux d’activité d’intégration permet aux personnes de découvrir rapidement quand et à qui elles ont envoyé un fichier via Slack, ou transmis un document via un flux de travail DocuSign, ou joint un contrat à un enregistrement Salesforce ou NetSuite, et ainsi de suite. Il indique également quand d’autres membres de votre organisation ont effectué ce type d’actions. Par exemple, il peut afficher toutes les fois où un collègue a partagé un fichier via un canal Slack public, ou même un canal Slack privé dont vous êtes membre. (Cela ne s’applique pas à un collègue qui a choisi de ne pas afficher son activité d’intégration). Box commence à enregistrer l’activité des fichiers immédiatement après qu’un administrateur de Box a activé l’activité d’intégration et configuré l’intégration pour votre organisation. Il continue d’enregistrer et de cumuler l’activité des fichiers à partir de ce moment. Il n’y a pas de limite de temps, c’est-à-dire qu’il enregistre et affiche tous les événements de fichiers auxquels il est autorisé, quel que soit leur âge. De cette façon, l’activité d’intégration vous donne une source unique de vérité en ce qui concerne quand et comment vous avez utilisé un document dans certaines applications de l’écosystème de votre organisation, ainsi que la façon dont d’autres personnes de votre organisation ont utilisé le document (en fonction de vos permissions de visualisation).

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Quelles sont les applications incluses ?

Les applications actuelles incluent :

• Slack
• Envoyer à DocuSign
• Box pour Salesforce
• Boîte pour NetSuite

Toutefois, les API permettent à tout développeur tiers de présenter son intégration Box dans le flux d’activité d’intégration, et davantage d’intégrations d’applications tierces sont à venir.

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Utilisation du flux d’activité d’intégration

Prévisualisez un fichier Box. Dans un volet distinct sur la droite, Box affiche une vue unifiée de toutes les actions effectuées sur ce fichier dans les applications tierces. Si vous ne voyez pas cette vue, le volet d’activité est réduit dans une barre étroite sur la droite. Cliquez sur les points de suspension (  …  ) en haut de la barre pour développer le volet et afficher toutes les activités. Pour afficher les détails d’une action spécifique, cliquez sur la ligne de l’activité souhaitée. Dans l’exemple ci-dessous, la prévisualisation d’un contrat de distribution des ventes révèle quatre actions distinctes qui ont été effectuées sur ce fichier, y compris son partage via Slack. Cliquez sur la liste Slack, Slack s’ouvre et affiche le message dans lequel vous avez partagé le contrat de vente.

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Quelles actions sur les fichiers sont répertoriées

Dans l’ensemble, l’activité d’intégration fonctionne de la même manière, quelle que soit l’application dont elle affiche l’activité. Cependant, il peut être utile de comprendre à quels événements spécifiques du fichier par application vous pouvez accéder. Vous trouverez ci-dessous les détails de chaque intégration actuelle.

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Activité d’intégration pour Slack

Lorsque vous avez partagé un fichier Box via Slack, soit en prévisualisant le fichier dans Box puis en cliquant sur l’intégration Web recommandée par Slack, soit en collant le lien directement dans la fenêtre de message Slack, l’activité d’intégration renvoie directement au message Slack dans lequel le fichier a été partagé. En outre, Box enregistre l’activité Slack, que vous partagiez un fichier via un message direct Slack ou via un canal privé Slack. Le voici dans l’interface Slack : Et le voici dans Box Preview :

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Activité d’intégration pour l’envoi vers DocuSign

L’activité d’intégration renvoie vers des informations détaillées sur les événements DocuSign lorsque :

• Vous envoyez un fichier Box pour signature via l’intégration Web recommandée par DocuSign
• Vous signez un fichier Box dans DocuSign qui a été envoyé pour signature à l’aide de l’intégration DocuSign

Les détails incluent :

• Le fichier original qui a été envoyé pour signature via l’intégration DocuSign
• La page d’état de l’enveloppe dans DocuSign
• Le fichier signé qui a été téléchargé sur Box via l’intégration DocuSign

Le voici avant la signature, dans DocuSign : Le voici avant la signature, dans Box Preview : Le voici après la signature, dans DocuSign : Et le voici après la signature, dans Box Preview :

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Activité d’intégration pour Box pour Salesforce

Lorsque vous utilisez l’intégration Box pour Salesforce pour joindre un fichier Box à un enregistrement Salesforce (tel qu’un compte, une opportunité, un lead, etc.) via le widget d’intégration Salesforce, l’activité d’intégration renvoie directement à l’enregistrement Salesforce auquel le fichier a été joint. Le voici dans l’interface Salesforce : Et le voici dans Box Preview :

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Activité d’intégration pour Box pour NetSuite

Lorsque vous utilisez l’intégration Box pour NetSuite pour joindre un fichier Box à un enregistrement NetSuite (tel qu’un bon de commande) via le widget d’intégration NetSuite, l’activité d’intégration est directement liée à l’enregistrement NetSuite auquel le fichier a été joint. Le voici dans l’interface NetSuite : Et le voici dans Box Preview :

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Désactiver l’activité d’intégration

Si vous ne souhaitez pas que Box suive vos activités ou les affiche à d’autres personnes dans Box Preview, vous pouvez désactiver l’activité d’intégration. Pour vous désinscrire de l’activité d’intégration :

1. Depuis Box, dans la partie supérieure droite de l’écran, à côté de vos initiales, cliquez sur la flèche vers le bas.
2. Dans le menu qui s’affiche, cliquez sur  Paramètres du compte.
3. Lorsque la page Paramètres du compte  s’affiche, cliquez sur l’ onglet  Intégrations.
4. Dans la section  Flux d’activité d’intégration , cochez Masquer mon activité d’intégration .

Vous pouvez également supprimer du flux d’activité d’intégration toute action de fichier spécifique que vous avez générée. Vous pouvez le faire directement à partir de Box Preview. Pour ce faire :

1. Dans le flux Activité d’intégration, recherchez l’action de fichier que vous souhaitez supprimer.
2. À côté de l’action, cliquez sur l’icône de la corbeille et, à l’invite, cliquez sur  Supprimer.

La suppression d’une activité spécifique la supprime de ce fichier dans Box. Elle n’est plus disponible pour personne d’autre. Cependant, cela ne supprime pas l’activité de l’application tierce elle-même. D’autres personnes peuvent toujours accéder à la conversation ou à l’enregistrement concerné à partir de l’application individuelle.