変更可能リテンションポリシーの削除を有効にする
管理者、または 会社のポリシーを作成、編集、削除する および アーカイブとユーザーのコンテンツを編集する 権限 を持つ共同管理者は、変更可能リテンションポリシーの対象となっているファイルまたはフォルダをEIDから完全に削除できます。- [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
- [コンテンツマネージャ] タブから、[ごみ箱] フォルダに移動します。
- 完全に削除するコンテンツを選択し、ごみ箱アイコンをクリックします。
- [変更可能リテンションポリシーの対象となっているコンテンツの削除を許可する例外を指定します] の切り替えをオンにします。
- [例外の正当な理由] ボックスに理由を入力します。 これは [ユーザーアクティビティ] レポート に記録および表示されます。
- [削除] を選択します。
- ファイルの削除処理が実行され、その過程で、システムは適用されるポリシーを確認します。 この処理には時間がかかる場合があります。
注:同様のプロセスを使用して、他のユーザーのコンテンツを完全に削除できます。 [管理コンソール] > [コンテンツ] でそのコンテンツを選択し、同じ手順に従います。
- ファイルがリーガルホールドの対象となっている場合、そのファイルから変更可能リテンションは削除され、ファイルは保全された状態に設定されます (引き続き管理者には表示されますが、コンテンツはリーガルホールドの対象のため、完全には削除できません)。 リーガルホールドが解除されると、ファイルは削除されます。
- リーガルホールドまたは変更不可のファイルが原因でフォルダを完全に削除できない場合、これらのカテゴリに該当しないその他のファイルは即座に削除されます。
- コンテンツが複数のポリシーによって保持されており、そのいずれかが変更不可である場合、コンテンツは削除できません。
注:変更可能リテンションの対象となっているコンテンツは、リテンションの例外を使用して削除した場合、削除処理の実行後にユーザーがアクセスできなくなります。ただし、あるエッジケースでは、リテンションの例外を使用して削除されたコンテンツであっても、そのコンテンツを含む親フォルダを14日以内に復元した場合は復元可能です。
- 変更可能リテンションの対象となっているフォルダAにファイルBとフォルダCが含まれています。フォルダCは変更不可リテンションの対象となっていて、ファイルDを含んでいます。
- フォルダAがリテンションの例外によって削除された場合、フォルダA、フォルダC、ファイルDはごみ箱にありますが、ファイルBはいわば「最終処分場」に移動されます。
- 管理者またはコンテンツの所有者が2週間の猶予期間内に (ファイルBが削除される前に) フォルダAを復元した場合、システムはファイルBをリテンションの対象として扱い、親フォルダAとともにアクティブな状態へと復元します。
フォルダの変更可能リテンションの例外
変更可能リテンションの例外をフォルダに適用すると、以下のようになります。- 例外を許可した時点で、フォルダに存在するすべてのファイルが含まれます。
- そのフォルダに移動したコンテンツには、リテンションの例外が適用されます。 コンテンツが削除されると、以前に適用されていた変更可能ポリシーが回避されます。
- フォルダ外に移動したコンテンツには、リテンションの例外が適用されなくなります。 以前に回避されていた変更可能ポリシーが適用されます。
- フォルダ内のコンテンツまたはフォルダ自体に新しい変更可能リテンションポリシーが適用された場合でも、リテンションの例外は引き続き優先されます。
ファイルの変更可能リテンションの例外
変更可能リテンションの例外をファイルに適用すると、以下のようになります。- 回避は、ファイルが別の場所に移動された場合でも、そのファイルに従います。
- ファイルのすべてのバージョンが影響を受けます。