アプリケーションコンテンツに対する追加のコラボレーション構成

一部のBox製品および機能では、ユーザーが所有するコンテンツが作成されますが、そのコンテンツは [ファイル] ページのフォルダ構造内には保存されません。 例として、AI HomeのAIセッション、Box Automateのワークフローや実行履歴、Box Extractエージェントなどが該当します。 デフォルトでは、このコンテンツは、企業の外部コラボレーションおよび共有リンクの設定によって管理されます。 [追加のコラボレーション構成] を使用すると、ユーザーの他のファイルやフォルダに対するコラボレーションの設定を変更することなく、この対象コンテンツだけにより厳格なコラボレーションポリシーや共有リンクポリシーを適用できます。 この制御機能は、フォルダ構造の第1レベルでコンテンツ作成を制限している場合に特に役立ちます。 アプリケーションで管理される項目は、その第1レベルの構造外に存在します。 この設定により、これらのコンテンツの共有動作を組織のコラボレーションポリシーに準拠したものにできます。

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対象となるコンテンツ

対象となるコンテンツを以下に示します。

• AI HomeのAIセッション
• Box Automateの定義と実行履歴
• Box Extractエージェント
• AIセッションにアップロードされたコンテンツ
• デフォルトの場所にBox Noteとして保存されたAIセッション

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対象外のコンテンツ

この設定は、ユーザーの一般的なファイルやフォルダのコラボレーションまたは共有リンクの動作を変更しません。 これらのコンテンツには引き続き以下の設定が適用されます。

• 企業のコラボレーション設定
• 企業の共有リンク設定
• フォルダレベルのコラボレーション設定および共有設定
• 情報バリアやShieldアクセスポリシーなど、その他構成済みの制御設定

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設定オプション

管理者は以下の3つのオプションから1つを選択できます。 選択したオプションは、企業の基本的な外部コラボレーション構成と比較して、コラボレーションおよび共有をより厳しく制限することしかできません。 本来許可されていないコラボレーションや共有を許可することはありません。 制限するオプションを選択しても、既存のコラボレーションは自動的には削除されません。 ユーザーは、選択したオプションに違反する新しいコラボレーションを追加したり、共有リンクを作成したりできなくなります。

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コラボレーションと共有リンクを追加で制限しない (デフォルト)

• これは、すべての企業におけるデフォルト設定です。
• 企業ですでに構成されている制限に加えて、制限が適用されることはありません。

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外部コラボレーションと公開共有リンクを制限する

ユーザーは、対象コンテンツを社外のユーザーと共有できず、そのコンテンツに対する公開共有リンクも許可されません。 対象コンテンツで禁止される項目:

• 外部コラボレータ (Box全体で使用されている企業による「外部」の定義が使用されます)
• 公開共有リンク

引き続き許可される項目 (他のEnterprise設定が適用される場合があります):

• 企業内のユーザーとのコラボレーション
• 企業ポリシーで許可されている非公開共有リンク

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すべてのコラボレーションと共有リンクを制限する

ユーザーは、対象コンテンツについて、企業内外を問わず、誰ともコラボレーションしたり、共有リンクを作成したりできません。 ユーザーがコラボレータを招待しようとすると、招待を送信できなかったことを示すエラーが表示されます。 エラーメッセージは、製品の機能によって異なる場合があります。

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設定の構成

1. 管理コンソールにサインインします。
2. [Enterprise設定] に移動します。
3. [コンテンツと共有] タブを開きます。
4. [追加のコラボレーション構成] セクションに移動します。
5. 以下の3つのオプションから1つ選択します。
   • コラボレーションと共有リンクを追加で制限しない
   • 外部コラボレーションと公開共有リンクを制限する
   • すべてのコラボレーションと共有リンクを制限する
6. [保存] を選択します。

変更は、その企業内のユーザーの対象となるアプリケーションコンテンツに対して企業全体で適用されます。

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この設定と外部コラボレーションとの関係

企業の一般的なファイルおよびフォルダの共有は、基本的な外部コラボレーション設定によって管理されます。 Box AutomateやAI Homeなどの製品では、所有するコンテンツが [ファイル] ページのフォルダ構造外に保存されるため、企業はこの差を補うために追加の制御機能が必要となります。 この設定は、アプリケーションで管理されているコンテンツに対して、ユーザーのファイルやフォルダよりも厳しい制限を適用したい場合に使用します。 基本的なコラボレーションポリシーの代わりとして使用しないでください。 主要な制御機能については、Enterprise設定: [コンテンツと共有] タブを参照してください。

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推奨される構成

ポリシー全体の一貫性が保たれるように、[コンテンツと共有] の関連する制御機能についても確認してください。

• 外部コラボレーション
• 企業の共有リンク設定
• 分類によって共有をさらに制限するShieldのアクセスポリシー

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この設定が共有に与える影響

ユーザーに表示される内容は、選択したオプションと製品の画面によって異なります。

• デフォルト: Automate、AIセッション、および同様の項目の共有とコラボレーションは、ユーザーがすでに把握している企業の外部コラボレーションルールに従います。
• 外部リンクなし/公開リンクなし: 対象コンテンツに対する外部ユーザーの招待や公開共有リンクは失敗します。 内部共有は、他の設定で許可されている場合に引き続き使用できます。
• すべてを制限する: 対象コンテンツに対する招待および共有リンクを試すと、画面上にエラーが表示されて失敗します。

ユーザーから、AIセッション、Automateのワークフローまたは実行履歴、Extractエージェント、アップロードされたAIセッションコンテンツ、またはデフォルトの場所に保存されたセッションを共有できなくなったとの報告があった場合は、このEnterprise設定が変更されているかどうかを確認してください。 この設定の変更は、企業のセキュリティログに記録されます。

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関連トピック

• Enterprise設定: [コンテンツと共有] タブ
• コラボレーションを許可リストに登録済みのドメインのみに制限する
• Enterpriseでの共有リンク設定
• フォルダ構造の計画
• Box Automateについて
• Box AIの使用
• Box Extractについて
• [セキュリティログ] レポート