Comprendre les autorisations des dossiers

Un élément Box est un fichier, un dossier, un flux de travail Automate, une session IA, un agent Extract ou un lien Web. Sauf pour les flux de travail Relay, l’agent Extract et les sessions IA, qui ne se trouvent généralement pas dans un système de fichiers consultable, les niveaux d’autorisation sur les éléments Box suivent une conception en cascade dans laquelle les individus ont accès uniquement à l’élément dans lequel ils sont invités et à tout contenu en dessous. Vous pouvez également être invité à accéder à des fichiers individuels.

Par exemple, si Kosh Naranek est invité à collaborer sur le dossier parent Box Reports, Kosh voit ce dossier et tous les sous-dossiers (Design, Finance, Legal, etc.).

Cependant, si Kosh est invité à être collaborateur uniquement dans le sous-dossier Marketing, Kosh ne voit que les sous-dossiers Marketing, Approved et In-Progress, mais pas les sous-dossiers Design, Finance et Legal.

Si une personne est un collaborateur sur un élément parent, le niveau d’accès est le même pour tout le contenu en dessous. La modification des autorisations sur le contenu en dessous d’un élément parent entraînera l’affichage d’une erreur. La collaboration ne peut être modifiée qu’au niveau de l’élément à partir duquel elle a été créée. Le système affiche un message indiquant cette information lors de la modification du niveau d’accès d’une personne dans le contenu en dessous d’un élément parent. Par exemple, si Kosh est invité dans le dossier parent Box Reports en tant qu’Éditeur, vous ne pouvez pas modifier l’accès de Kosh au statut de Visualiseur dans le sous-dossier Marketing sans modifier également l’accès de Kosh au statut de Visualiseur dans le dossier parent Box Reports. La modification de l’accès de Kosh au statut de Visualiseur dans le sous-dossier Marketing entraîne le changement du niveau d’accès au statut de Visualiseur pour le dossier Box Reports et tous ses sous-dossiers. Vous pouvez toutefois accorder à un collaborateur un niveau d’accès supérieur au contenu en dessous d’un élément parent. Pour ce faire, invitez d’abord le collaborateur dans le sous-dossier, puis invitez-le dans l’élément parent. Par exemple, vous pouvez inviter Kosh dans le sous-dossier Marketing en tant que Copropriétaire, puis inviter Kosh dans le dossier parent Box Reports en tant que Visualiseur.

Note :Box ne vous permet pas d’ajouter une personne en tant que collaborateur sur un contenu lorsque cette personne est déjà collaboratrice sur l’élément parent de ce contenu. Lorsque vous tentez d’ajouter un collaborateur dans cette circonstance, Box :

n’ajoute pas le collaborateur,
affiche par erreur un message indiquant que le collaborateur a été ajouté, et
envoie par erreur une notification par e-mail au collaborateur.

Dans la barre latérale Partage de la fenêtre Fichiers, Box affiche votre rôle de collaboration le plus élevé. Pour les autres collaborateurs, Box affiche les rôles qui ont été attribués à ces collaborateurs lors de leur ajout à l’élément. Si l’un de ces collaborateurs est membre d’un groupe avec un accès supérieur, Box n’affiche pas ce rôle supérieur. Si vous souhaitez envoyer un document à une personne qui n’est pas un collaborateur du dossier, utilisez un lien partagé. Le destinataire du lien partagé peut prévisualiser ou télécharger le document.