Box Signメタデータ

Box Signでは、各署名リクエストの主要な情報を、生成された署名済みファイルにBoxメタデータとして自動的に保存します。 この豊富なメタデータ (受信者、リクエストのステータス、完了日など) は署名リクエストのPDFに適用されるため、署名済みドキュメントを検索したり、そのメタデータを使用してBox Automateでワークフローを自動化したりできます。 Boxでは、この情報を [Box Sign] というラベルの付いた単一の標準的なグローバルメタデータテンプレートに取得します。 このテンプレートは、企業向けに作成、管理されます。 このテンプレートには管理コンソールからアクセスできず、ウェブアプリやプレビューから編集することもできません。 Box Signメタデータは、Box Appsでのメタデータビューの作成には使用できません。

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リリース状況

• Box Signメタデータは、Business Plus、Enterprise、Enterprise Plus、およびEnterprise Advancedプランで使用できます。
• この機能はデフォルトで有効になっています。 管理者は、この機能を組織全体に対して無効にできます。 詳細については、Box Signメタデータの無効化を参照してください。

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Box Signで取得される情報

Boxは、署名リクエスト自体に関する詳細情報と各受信者に関する詳細情報を記録します。 このテンプレートには、最大5名の個々の受信者の詳細情報に加え、すべての受信者が記載されているフィールドが保存されます。

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リクエストの詳細

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受信者の詳細

Boxでは、受信者ごとに以下のフィールドを取得します (最大5名、[Recipient 1 (受信者1)]～[Recipient 5 (受信者5)])。 署名者、承認者、または対面の役割を持つ受信者のみが、それぞれの番号付きスロットを割り当てられます。 [コピーを受信] の受信者は、[All recipients (すべての受信者)] フィールドにリストされます。 Boxは、受信者のフルネームをリクエストの [Name (名前)] フィールドの値から判定します。 リクエストで [First name (名)] フィールドと [Last name (姓)] フィールドが別々に使用されている場合、Boxはこれらを組み合わせて使用します。 [Name (名前)] フィールドが存在しない場合、管理対象ユーザーについては、Boxのプロフィールの名前が使用されます。 それ以外の場合、[Recipient full name (受信者のフルネーム)] は空白になります。

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メタデータが取得および更新されるタイミング

Boxは、署名リクエストの送信時にBox Signテンプレートをファイルに適用し、署名のプロセス全体を通じてメタデータをリアルタイムで更新し続けます。

• 送信時。 署名リクエストが送信されると、Boxは、各受信者について、リクエストの詳細 (メールアドレス、フルネーム、ステータス、役割など) を記録します。
• ステータスが変更されるたび。 リクエストのステータスまたは受信者のステータスが変更されるたびに、Boxはメタデータを更新し、常に最新の情報が反映されるようにします。 例えば、3人の受信者のうち最初の1人が署名するとすぐに、その受信者のステータスとリクエストの前回のアクティビティの日付が更新されます。
• 変更後。 署名リクエストが変更された場合、それに合わせてメタデータが更新されます。 変更時に受信者を削除した場合、その受信者のフィールドがクリアされます。

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メタデータが適用されるファイル

Box Signメタデータは以下のファイルに適用されます。

• 署名リクエストに含まれるすべてのファイル。
• 受信者がリクエストに添付したファイル。

メタデータは署名ログには適用されません。 Boxは、指定された保存先フォルダ内にある送信者用の署名リクエストファイルのコピーにのみ、メタデータを適用します。

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サポートされるリクエストタイプ

Boxでは、以下のリクエストタイプについてメタデータを取得します。

• 標準の署名リクエスト
• 21 CFR Part 11リクエスト
• 一括送信リクエスト
• 署名リンク
• APIリクエスト (Box AutomateのSignの結果を含む)

送信者のみが受信者である場合または [自分で署名] のリクエストの場合、メタデータは取得されません。

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受信者とフィールドのマッピングの仕組み

Boxでは、追跡対象の各受信者を番号付きのスロット ([Recipient 1 (受信者1)]～[Recipient 5 (受信者5)]) に割り当てます。 受信者とこれらのスロットのマッピングは、署名の順序の設定によって異なります。

• 署名の順序が有効になっている場合: 受信者には、署名の順序に従って番号が付けられます。 [Recipient 1 (受信者1)]は最初に署名する受信者、[Recipient 2 (受信者2)]は2番目に署名する受信者というようになります。 2人の受信者の署名の順序が同じ場合でも、番号付けは、そのテンプレートから作成されるすべてのリクエストで一貫して維持されます。
• 署名の順序が無効になっている場合: 受信者は、署名リクエストに記載されている順序に従って番号が付けられます。 そのリクエストがテンプレートから作成されたものである場合、この順序は、送信者がテンプレートに受信者を追加した順序となります。 この順序は、同じテンプレートから開始されるすべてのリクエストで一貫して維持されます。

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受信者グループと転送

受信者グループを使用してリクエストを開始した場合、そのグループのメタデータは次のように処理されます。

• [Recipient email (受信者のメールアドレス)] フィールドには、グループのいずれかのユーザーがリクエストを実行するまで、グループメンバー全員のメールアドレスがコンマ区切りで表示されます。 いずれかのメンバーが署名すると、このリストは、実際に署名したユーザーのメールアドレスに置き換えられます。
• [Recipient status (受信者のステータス)] には、受信者グループのステータスが反映されます。
• [Recipient full name (受信者のフルネーム)] は、グループのいずれかのメンバーがリクエストを完了するまで空のままになります。

受信者が自身の署名責任を他の人に再割り当てした場合、Boxは、実際にリクエストを完了した受信者のメタデータを [Recipient email (受信者のメールアドレス)] フィールドに取得し、その受信者のステータスは [Reassigned (再割り当て済み)] に設定されます。 [All recipients (すべての受信者)] フィールドには、元の受信者とリクエストの転送先となった受信者の両方が表示されます。

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メタデータの表示

ファイルのBox Signメタデータを表示するには、以下の手順に従います。

1. Boxプレビューで署名済みドキュメントを開きます。
2. プレビューウィンドウの右側のサイドバーで [メタデータ] を選択します。

Box Signテンプレートのほか、適用されているその他のメタデータテンプレートも表示されます。 Box Signテンプレートは変更できません。また、Boxプレビューウィンドウからメタデータフィールドの値を編集することもできません。 BoxウェブアプリのBoxプレビューからアクセスした場合、Box Signメタデータは読み取り専用です。ただし、メタデータの値はBoxメタデータAPIを使用して変更できます。

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メタデータの使用

署名リクエストの詳細情報は標準のBoxメタデータとして保存されるため、Box全体で利用できます。

• 検索: Box Signのメタデータ値は、Boxの検索機能によってインデックスが作成されるため、署名者、リクエストID、完了日などで署名済みドキュメントを検索できます。
• Box Automate: Box SignテンプレートはBox Automateで利用できます。 メタデータ値を使用して、ワークフローをトリガーできます。 例えば、署名者の名前と完了日を使用して署名済みドキュメントのファイル名を動的に変更したり、完了したリクエストを適切なフォルダやチームに転送したりできます。
• BoxメタデータAPI: カスタム統合向けに、メタデータAPIを使用してBox Signのメタデータ値を検索できます。

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Box Signメタデータの無効化

Box Signメタデータはデフォルトで有効になっています。 管理者は、管理コンソールから組織全体に対して無効にできます。 無効にすると、Box Signメタデータは新しい署名リクエストに適用されません。 詳細な手順については、Box Signの有効化を参照してください。