Boxでメタデータを利用できる場所
Boxウェブアプリでは、ファイルやフォルダに対するメタデータテンプレートを直接適用、編集、検索できます。 ウェブアプリ以外でも、メタデータは複数のBox製品で連携しています。- Box AI: AIを活用した抽出エージェントを使用して、サポートされている種類のファイルからメタデータを自動的に抽出できます。
- Box Apps: メタデータに基づいてビューやフィルタを作成し、ノーコードアプリケーションを作成できます。
- Box Automate: メタデータ値に基づいて自動化ワークフローを実行できます。
主な用語
属性とは、「契約日」や「部署」など、1つの情報を格納するキーと値のペアです。 メタデータテンプレートとは、ファイルまたはフォルダに入力可能な値を定義する属性のグループです。 管理者は、企業全体で一貫性を確保するために、管理コンソールでテンプレートを作成します。 メタデータインスタンスとは、ファイルまたはフォルダに適用された、特定の属性値のセットです。 メタデータテンプレートを項目に適用すると、インスタンスが作成されます。カスタムメタデータとメタデータテンプレート
カスタムメタデータは、個々のファイルへの1回限りの追加に適しています。 一方、メタデータテンプレートは、構造化されたビジネスプロセス向けに設計されています。 テンプレートを使用すると、メタデータの適用をより一貫したものにできるほか、特定の属性値を対象とした高度な検索や、論理演算子を使用したSQLのようなクエリAPIも利用できます。 また、テンプレートは、Box Appsのビューやフィルタに使用したり、Box Automateのワークフロー実行に使用したりすることもできます。 Box内のすべてのコンテンツに共通するプロパティ (部署IDなど) があるものの、そのコンテンツの一部にのみ追加の分類が必要な場合 (キャンペーンや製品ラインの追跡も必要なマーケティング資産など)、同じファイルに複数のテンプレートを適用できます。 共有プロパティには1つのテンプレート、特殊な属性には別のテンプレートを使用します。推奨されるユースケース
メタデータは柔軟性が高いため、さまざまな業務に利用できます。- 法務チームは、署名日や契約期間などの属性で契約書を分類し、検索を容易にすることができます。
- ベンダー管理チームは、ベンダー契約のオンボーディングや追跡を行い、レポート作成やコスト管理を簡素化できます。
- 営業チームは、製品ライン、ユースケース、地域別に販促資料を整理できます。一方、マーケティングチームは、デジタル資産リポジトリを一元管理して、ブランドの取り組みを効率化できます。
- プロジェクト管理チームは、ドキュメントや作業計画に枠組みとステータスを追加できます。
- 人事チームは、採用から退職までのプロセスを標準化し、メタデータを使用して共通形式を見つけたり従業員データを分析したりできます。
アカウント要件
メタデータは、Business Plus、Enterprise、Enterprise Plus、およびEnterprise Advancedアカウントで利用できます。 アカウントをアップグレードするには、Box担当者までお問い合わせください。 無料のDeveloperアカウントでも利用できます。次のステップ
- メタデータの使用 - ファイルのメタデータを適用、編集、検索、削除する
- メタデータテンプレートの管理 - 管理コンソールでテンプレートを作成および管理する
- メタデータ階層 - 階層的なメタデータ構造を定義する
- フォルダでのメタデータのカスケード - フォルダのコンテンツ全体にメタデータを自動的に適用する