コラボレータの管理

コンテンツへのアクセスを制御する方法、ファイルやフォルダを参照しているBox項目を確認する方法、コラボレーション設定を管理する方法について説明します。

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コラボレータのアクセスレベルの変更

ファイルまたはフォルダの編集者、所有者、または共同所有者は、他のコラボレータのアクセスレベルを変更できます。 1つのフォルダについて、コラボレータのアクセスレベルを変更するには:

• 該当するフォルダを開きます。
• 右側のサイドバーの [共有] タブを選択して、コラボレータを表示します。
• 1人のコラボレータ名を選択すると、このフォルダのコラボレータ全員が表示されます。
• アクセスレベルを変更するコラボレータを探します。 名前で検索するには、右上にある [コラボレータをフィルタ] 検索ボックスを使用します。
• [権限] 列でユーザーのアクセスレベルを選択した後、メニューから適切なアクセスレベルを選択します。 アクセスレベルを選択できない場合は、アクセスレベルを変更する権限がない可能性があります。

1つのファイルについて、コラボレータのアクセスレベルを変更するには:

• 該当のファイルを特定します。
• ファイル名の右にあるコラボレーションアイコン をクリックします。
• または、[その他のオプション] > [その他の操作] を開き、[コラボレータを管理] を選択することもできます。
• アクセスレベルを変更するコラボレータを探します。 名前で検索するには、右上にある [コラボレータをフィルタ] 検索ボックスを使用します。
• [権限] 列でユーザーのアクセスレベルを選択した後、メニューから適切なアクセスレベルを選択します。 アクセスレベルを選択できない場合は、アクセスレベルを変更する権限がない可能性があります。

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参照の表示

コラボレータページの [参照] タブには、ファイルやフォルダを参照しているすべてのBox項目が表示されます。 Box項目とは、ファイル、フォルダ、Hub、Automateワークフロー、抽出エージェント、またはウェブリンクのことです。 そのファイルやフォルダに直接アクセスできるユーザーやグループは、引き続き [ユーザーとグループ] タブに表示されます。 参照を表示するには:

1. ファイルまたはフォルダを開きます。 右側のサイドバーの [共有] タブで [参照] の件数を確認します。 この件数は、そのファイルまたはフォルダを参照しているBox項目の数を示します。
2. [参照] の件数 を選択します。 コラボレータページの [参照] タブが開きます。
3. Box項目の名前を選択して開きます。

[参照] タブには、各Box項目の詳細が表示されます。

• 名前: ファイルまたはフォルダを参照しているBox項目の種類と名前。
• コラボレータ: そのBox項目を通じてアクセスできるユーザーとグループの数、およびBox項目に含まれる参照の数。
• 権限: Box項目のコラボレータに付与されている、ファイルまたはフォルダに対するアクセスレベル。
• 追加日: ファイルまたはフォルダがBox項目に追加された日付。
• アクセス元: Box項目が参照しているファイルまたはフォルダ。 これは、開いているファイルまたはフォルダ、あるいはそのファイルまたはフォルダにアクセス権限を継承している親フォルダのいずれかです。
• 所有者/共同所有者: Box項目を管理するユーザー。 アバターにカーソルを合わせると、名前が表示されます。 所有者または共同所有者がいない場合、この列には [なし] と表示されます。

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項目の参照の削除

コンテンツの所有者および共同所有者は、ファイルやフォルダを、それらを参照している任意のBox項目 (Box Hubsなど) から削除できます。 これにより、コンテンツをより細かく制御できるようになるほか、機密性の高いコンテンツや規制対象のコンテンツが、表示されるべきではないBox項目に表示されたままにならないようにすることができます。 項目の参照を削除するには:

1. ファイルまたはフォルダを開きます。 右側のサイドバーの [共有] タブで [参照] の件数を確認します。
2. [参照] の件数 を選択します。 コラボレータページの [参照] タブが開きます。
3. 削除するファイルまたはフォルダが含まれているBox項目を探します。
4. 項目名の横にある [削除] を選択し、操作を確定します。

参照を削除すると、そのBox項目からファイルまたはフォルダにアクセスできなくなります。

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フォルダ所有権の移管

フォルダの所有者は、いつでも所有権をコラボレータに移管できます。 アクセスレベルの変更手順に従い、アクセスレベルメニューから [所有者] を選択します。 このオプションは、フォルダ所有者のみに表示されます。 コラボレータがフォルダの所有者になり、自分のアクセスレベルは [編集者] に変更されます。また、フォルダのコンテンツは、自分のアカウントのストレージ許容量としてカウントされなくなります。 個人用フォルダ (コラボレータがいないフォルダ) の所有権を移管するには、事前に新しい所有者をコラボレータとして招待してください。 大規模な移管の場合は、ユーザーへの影響を避けるために、1日の終わりに移管を行うことをお勧めします。 問題が発生した場合は、Boxのサポートケースを送信してください。 新しい所有者が別の企業に属している場合、カスタム共有リンクURLはすべて削除されます。 自分が所有するフォルダを別のユーザーが所有するフォルダ内に移動すると、移動したフォルダの所有権は、移動先フォルダの所有者に移管されます。 例えば、フォルダAをフォルダBに移動すると、フォルダBの所有者がフォルダAの所有者になります。 フォルダの所有権の移管先となるのは、そのフォルダの直接のコラボレータであるユーザーのみです。 例えば、フォルダAにユーザーを招待し、そのフォルダ内にフォルダA-1がある場合、そのユーザーはフォルダA-1へのアクセス権限を継承します。 フォルダAの所有権はそのユーザーに移管できますが、フォルダA-1については、そのユーザーが直接のコラボレータではないため、所有権を移管することはできません。 フォルダの所有権を移管すると、Boxでは次の警告が表示されます。 Boxでは、ルートレベルのフォルダやサブフォルダを含め、どのフォルダレベルで所有権を移管する場合も、この一般的な警告が表示されます。 この警告は、コラボレータが必ずアクセスできなくなることを意味するものではありません。 サブフォルダの所有権を移管すると、そのサブフォルダは元の親フォルダ構造から外れるため、親フォルダからアクセス権限を継承しているユーザーはアクセスできなくなる場合があります。 ルートレベルのフォルダには親フォルダがないため、この問題は該当しません。 Boxでは、標準の警告が引き続き表示されますが、その他の権限は変更されません。 フォルダの所有権をサービスアカウントに移管するには、Box APIを使用してください。

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コラボレータの削除

フォルダの編集者、所有者、または共同所有者は、フォルダからコラボレータを削除できます。 コラボレータをフォルダから削除するには:

• 該当するフォルダを開きます。
• 右側のサイドバーにコラボレータのリストを表示します。
• 1人のコラボレータ名を選択すると、このフォルダのコラボレータ全員が表示されます。
• 削除するコラボレータを探します。 名前で検索するには、右上にある [コラボレータをフィルタ] 検索ボックスを使用します。
• [権限] 列でユーザーのアクセスレベルを選択した後、[削除] を選択します。 このオプションを選択できない場合は、そのコラボレータを削除する権限がない可能性があります。

コラボレータを1つのファイルから削除するには:

• 該当のファイルを特定します。
• ファイル名の右にあるコラボレーションアイコン をクリックします。
• または、[その他のオプション] > [その他の操作] を開き、[コラボレータを管理] を選択することもできます。
• 削除するコラボレータを探します。 名前で検索するには、右上にある [コラボレータをフィルタ] 検索ボックスを使用します。
• [権限] 列でユーザーのアクセスレベルを選択した後、[削除] を選択します。 このオプションを選択できない場合は、そのコラボレータを削除する権限がない可能性があります。

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コラボレータを非表示にする

フォルダの所有者と共同所有者は、コラボレータを非表示にできます。 この設定を有効にすると、編集者以下のアクセス権限を持つコラボレータには、フォルダ内の他のコラボレータの名前が表示されなくなります。 共同所有者には、引き続きすべてのコラボレータが表示されます。 非表示になった名前は [ユーザー] に置き換えられます。 コラボレータを非表示にするには、次の手順に従います。

1. フォルダを右クリックするか、省略記号 […] を選択して、[その他のオプション] メニューを開きます。
2. [設定] を選択して [フォルダ設定] を開きます。
3. [プライバシー] セクションの [所有者以外のユーザーに対してコラボレータとそのアクティビティを非表示にする] チェックボックスをオンにします。

このページでは、招待を送信できるユーザーやフォルダでコラボレーションできるユーザーを制限することもできます。 詳細については、Boxのフォルダ設定を参照してください。

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コラボレータの自動有効期限

組織のEnterprise設定によっては、フォルダに対するコラボレータのアクセス権限が、一定期間経過後に期限切れになる場合があります。 コラボレータに自動期限切れが設定されている場合は、右側のサイドバーの [共有] タブで、そのコラボレータの名前の横に時計アイコンが表示されます。 そのアイコンにカーソルを合わせると、有効期限が表示されます。 組織の [Enterprise設定] で通知が有効になっている場合は、コラボレーションが期限切れになる前に、フォルダの所有者および共同所有者にメール通知が送信されます。 Boxから通知が送信されるのは、これから有効期限を迎える項目で直接コラボレーションしている共同所有者のみで、継承された権限を持つ共同所有者には送信されません。

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コラボレータの自動有効期限の延長

フォルダ所有者は、コラボレータの自動有効期限を延長できます。 コラボレータの自動有効期限の日時を延長するには、以下のステップに従います。

• コラボレータの名前を選択して [Collaborator Management (コラボレータの管理)] ページを開きます。 または、フォルダツリーでフォルダ名を選択し、[その他のオプション] > [その他の操作] > [コラボレータを管理] を選択します。

• 自動有効期限を延長するコラボレータの横にある時計アイコンを選択します。 コラボレータのリストにフィルタをかけるには、右上にある検索バーを使用します。
• [アクセス権限の延長] を選択します。

• 確認メッセージには新しい有効期限が表示されます。