Box Extractの使用

Box Extractは、企業の膨大な量の非構造化コンテンツから構造化データを自動的かつ正確に抽出する、AIを活用したBoxのソリューションです。 抽出したデータは、Boxにメタデータとして保存することも、APIを介して下流システムやカスタムアプリケーションに提供することもできます。 また、Box Extractを使用すると、ユーザーは、サンプルドキュメント、メタデータテンプレート、フィールド設定、AIを活用した指示とプロンプト、選択した抽出エージェント (標準/強化)、抽出ポリシーなどが備わったカスタム抽出エージェントを作成することもできます。 カスタム抽出エージェントは、特定のルート/親フォルダだけでなくそのフォルダ内のサブフォルダにも適用でき、データ抽出を大規模に自動化できます。 カスタム抽出エージェントを有効にすると、割り当てられたフォルダ内のコンテンツが自動的に処理され、抽出された値がBoxのメタデータとして保存されます。 カスタム抽出エージェントを使用すると、請求書番号、日付、サプライヤID、契約条項などの重要なビジネスデータのような情報を大量に繰り返し抽出する作業を自動化できます。

• サポートされているファイル:
  • 画像: bmp、cr2、crw、dcm、dicm、dicom、dng、gif、heic、jpeg、jpg、nef、png、raf、raw、svg、tga、tif、tiff、webp
  • 設計/CAD: ai、dwg、eps、ps、psd、xbd、xdw
  • ドキュメント: boxcanvas、boxnote、doc、docx、gdoc、msg、odt、pages、pdf、rtf、webdoc、wpd
  • プレゼンテーション: gslide、gslides、key、odp、ppt、pptx
  • スプレッドシート: csv、gsheet、numbers、ods、tsv、xls、xlsm、xlsx
  • コード/テキスト: as、as3、asm、bat、c、cc、cmake、cpp、cs、css、cxx、diff、erb、groovy、h、haml、hh、htm、html、java、js、json、less、log、m、make、md、ml、mm、php、pl、plist、properties、py、rb、rst、sass、scala、scm、script、sh、sml、sql、txt、vi、vim、xhtml、xml、xsd、xsl、yaml
• 有効化: Box Extractを使用する前に、Enterprise管理者によるBox AIの有効化が必要
• エージェントのタイプ: 抽出エージェント (標準) と抽出エージェント (強化)
• エージェントあたりのソース数: 最大10フォルダ
  • フォルダごとに、ルートフォルダ内のファイルから抽出する場合は [選択したフォルダのみ]、フォルダ階層全体のファイルから抽出する場合は [選択したフォルダとすべてのサブフォルダ] を選択します。
• ユーザーあたりのエージェント数の制限: 100
• カスタム抽出エージェントは他のユーザーと共有できません。 カスタム抽出エージェントを作成、構成し、大規模に展開できるのは、作成者であるユーザーだけです。

所属する組織でBox AIとBox Extractが有効になっていることを確認してください。 管理者による有効化については、Box AIの設定を参照してください。

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カスタム抽出エージェントの作成

1. [Automate] に移動して、[Extract] タブを選択します。
2. [新規+] をクリックし、[カスタム抽出エージェント] を選択します。
3. カスタム抽出エージェントの参照及びテストに使用するサンプルファイルを最大10個選択します。

管理者および共同管理者は、カスタム抽出エージェントの作成時に以下の操作を実行できます。

• 最大10個のサンプルファイルを参照情報に使用して、AIで新しいメタデータテンプレートを自動的に生成する。
• 新しいメタデータテンプレートを作成し、メタデータフィールドとフィールドプロパティを手動で設定する。
• 既存のメタデータテンプレートを使用する。

エンドユーザーは、既存のメタデータテンプレートの使用のみ可能です。

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Box AIを使用して新しいメタデータテンプレートを生成する

このオプションを使用すると、Box AIはソースフォルダ内のファイルを分析し、選択されたファイルに基づいて新しいメタデータテンプレートを生成します。 その後、生成されたフィールドを確認し、エージェントの構成でフィールド内の設定を調整できます。 管理者と共同管理者は、新しいメタデータテンプレートを生成する際にBox AIの分析対象となるサンプルドキュメントを最大10個選択できます。 Box AIは、これらのドキュメントのコンテンツと構造に基づいて、フィールド名、フィールドタイプ、抽出指示など、関連するメタデータフィールドを自動的に生成します。 管理者と共同管理者は、生成されたフィールドとそのプロパティを確認して編集したうえで、カスタム抽出エージェント内でテンプレートを保存して適用できます。 メタデータフィールドや抽出指示の変更の詳細については、エージェントの構成を参照してください。 テンプレートが作成されると、エージェントの構成で使用するテンプレートとフィールドを選択できます。 テンプレートの作成後に表示される情報は、ファイルから抽出されたデータの例を示しています。 AIが生成したメタデータテンプレートは、管理コンソールに保存され、管理者または共同管理者が非表示にしない限り、Box Extractの他のユーザーや他のワークフロー製品も使用できます。 Box AIによって生成されたフィールド指示が自動的にテンプレートに保存されることはないため、ユーザーは、そのテンプレートをカスタム抽出エージェントで使用する際に独自のフィールド指示を作成します。

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手動で新しいメタデータテンプレートを作成する

新しいメタデータテンプレートを手動で作成する場合は、フィールドをテンプレートに追加できます。それには、[+ フィールドを追加] ボタンをクリックして、以下のフィールドタイプから追加します。

• テキスト
• 数値
• 日付
• ドロップダウン
• メタデータ階層

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既存のメタデータテンプレートを使用する

カスタム抽出エージェントの構成ページで、利用可能なテンプレートのリストからメタデータテンプレートを選択します。 このオプションはすべてのユーザーとグループが使用できます。

• デフォルトでは、すべてのフィールドが選択されていますが、 選択したメタデータテンプレートから、データの抽出先となるフィールドの選択または選択解除が可能です。
• 既存のカスタム抽出エージェントでは、サイドパネルの [フィールドを追加] ボタンと [テンプレートを保存] ボタンが管理対象ユーザーに表示されません。
• テンプレートが保存された後、フィールド名とフィールドタイプは管理対象ユーザーに対して読み取り専用になります。 フィールドの定義を変更するには、管理者または共同管理者が管理コンソールでテンプレートを編集する必要があります。

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エージェントの構成

1. メタデータテンプレートとフィールドの選択が完了したら、省略記号 (…) をクリックして [名前を変更] を選択することで、カスタム抽出エージェントの名前を変更できます。 名前の文字数上限は255文字です。
2. 使用するAIエージェントを選択します。
   1. [Box AI抽出エージェント (標準)]: 50ページ以内、抽出フィールド20未満の構造化ドキュメントまたは半構造化ドキュメントを大量に扱う場合に推奨されます。
   2. [Box AI抽出エージェント (強化)]: 詳細なインサイトと精度を必要とする高度なユースケースで使用される50ページ以上、且つ抽出フィールドが20を超える複雑なドキュメント、大規模なドキュメント、非構造化ドキュメントに推奨されます。
3. 抽出するメタデータフィールドを有効にします。 カスタム抽出エージェントを保存するには、少なくとも1つのフィールドを有効にする必要があります。 すべてのメタデータフィールドの抽出をオンに切り替えることもできます。 サポートされているフィールドタイプを以下に示します。
   1. テキスト
   2. 数値
   3. 日付
   4. ドロップダウン
   5. メタデータ階層
4. 抽出結果の正確性と精度を高めるために、AIへの指示を追加します (推奨)。 フィールドごとに簡潔な構造化プロンプトを指定します。プロンプトには、フィールドの位置、想定される書式、検証ルール、エッジケースなど、詳細な情報を含めます。 現在、プロンプトには5,000文字の制限があります。
5. 抽出プロセスで既存のメタデータを保持するか、全体的に上書きするかを決定する抽出ポリシーを選択します。

管理者または共同管理者は、管理コンソールでメタデータ階層のフィールドタイプを作成および管理できます。 詳細については、メタデータ階層の作成を参照してください。

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有効化とソースフォルダの割り当て

• カスタム抽出エージェントを保存したら、それを有効化または無効化して、最大10個のソースフォルダにそのエージェントを適用できます。それには、省略記号 (…) をクリックし、[ソースフォルダを追加] を選択します。
  • フォルダは無効なカスタム抽出エージェントに追加できます。
  • ルートフォルダ内のファイルから抽出する場合は [選択したフォルダのみ]、各フォルダの階層全体にあるファイルから抽出する場合は [選択したフォルダとすべてのサブフォルダ] を選択します。 この設定は、フォルダを追加した後でも変更できます。
• カスタム抽出エージェントを有効にしてソースフォルダを追加すると、Box Extractは、アップロードされたファイルからデータを自動的に抽出し、そのデータをメタデータとして適用します。
  • ソースフォルダで新しくアップロードされたファイルを監視し、抽出が正常に完了しているか確認します。
  • カスタム抽出エージェントでは、フォルダ内にすでに存在するファイルを自動的に処理できます。 このオプションには、ファイル数の上限はありません。
• エージェントを無効にすると、新しい抽出プロセスは停止します。 以前に抽出したデータは、関連付けられたファイルのメタデータとして残ります。

各フォルダには、そのフォルダに割り当てられたカスタム抽出エージェントが表示されるため、[Extract] タブを開くことなく、自分のコンテンツを対象とするエージェントを確認できます。

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参照情報と信頼度レベルの有効化

カスタム抽出エージェントによって抽出されたメタデータに対して、参照情報と信頼度レベルを有効にすることができます。 これらの機能は別々に有効化でき、 どちらもデフォルトでオフになっています。

• 参照情報は、抽出された値の根拠となる情報が抽出元ドキュメントのどこにあるかを示すもので、ユーザーがその値を検証するのに役立ちます。
• 信頼度レベルは、抽出された各メタデータ値に対してBox Extractがどの程度信頼しているかを示すもので、追加の確認が必要な値を特定する際に参考になります。

いずれの機能を有効にする場合も、[構成] > [高度な機能] に移動し、[参照を有効にする] または [信頼度レベルを有効にする] をオンにします。 Boxプレビューにおける参照情報と信頼度レベルの詳細については、Boxプレビューでの信頼度レベルと参照情報の使用を参照してください。

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フォルダの競合の解決

Box Extractは、メタデータカスケードポリシーを使用してソースフォルダを処理します。 カスケードポリシーは、メタデータテンプレートとフォルダプロパティの一意の組み合わせを使用して適用されるため、特定のフォルダで特定のテンプレートを使用できるのは、1つのカスタム抽出エージェントまたはカスケードポリシーだけです。 以下の場合に競合が発生します。

• 同じメタデータテンプレートを使用する2つのカスタム抽出エージェントが同じフォルダを対象としている
• カスタム抽出エージェントと既存のメタデータカスケードポリシーが、同じフォルダで同じメタデータテンプレートを使用している

複数のフォルダを一度に追加し、そのうちの1つが競合した場合、Boxは、競合していないフォルダを割り当て、ブロックしたフォルダについてはエラーを表示します。 一括追加後は、どのフォルダが割り当てられたのかを抽出ソースで確認してください。 入れ子になったフォルダの動作は異なります。 カスタム抽出エージェントを親フォルダに再帰的に適用すると、そのフォルダとすべてのサブフォルダ内のファイルが自動的に処理されます。 また、別のカスタム抽出エージェントをサブフォルダに直接割り当てることもできます。 この場合、サブフォルダに直接割り当てられたエージェントが優先されるため、各ファイルは1回だけ処理されます。 その場合、ファイルに最も近いフォルダのエージェントだけが実行されるため、各ファイルは引き続き1回だけ処理されます。 サブフォルダのカスケードポリシーも同じように動作します。 例: Invoicesフォルダに再帰的なエージェントが設定され、そのサブフォルダである2026に独自のエージェントが設定されているとします。 Invoices/2026内のファイルには2026のエージェントが使用されます。 Invoices内のその他の場所にあるファイルにはInvoicesのエージェントが使用されます。 カスケードポリシーの詳細については、フォルダでのメタデータのカスケードを参照してください。

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抽出のテストと実行

カスタム抽出エージェントの構成ページで [テスト抽出] を選択して、エージェントを有効化する前にサンプルファイルでテストします。 管理対象ユーザーの場合は、このボタンがテンプレートの省略記号 ([…]) メニューではなくサイドパネルに表示されるため、エージェントを大規模に実行する前に、サンプルファイルを追加して結果を検証できます。 管理者の場合は、テンプレートの省略記号 ([…]) メニュー内に [抽出を実行] ボタンとして表示されます。 抽出は、[テスト抽出] または [抽出を実行] を選択した場合にのみ実行されます。 以下の操作を行っても、抽出が自動的に開始されることはありません。

• すでにテンプレートが選択されているエージェントにファイルをアップロードする。
• 既存のエージェントのテンプレートを置き換える。

自動抽出が適用されるのは、エージェントの作成中にBox AIがテンプレートを推奨した場合のみです。

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トラブルシューティング

• テンプレートが削除された場合やテンプレートにアクセスできなくなった場合は、別のテンプレートを選択するか、管理者に問い合わせてサポートを依頼してください。
• 有効なテンプレートフィールドが削除された場合は、エージェントの構成を更新して保存してください。
• ソースフォルダやファイルが削除された場合、または権限が失われた場合は、コンテンツやソースを手動で復元してください。
• 構成が十分でないために有効化が失敗する場合は、少なくとも1つのフィールドが有効になっていることとテンプレートが有効であることを確認してください。
• フォルダが競合によってブロックされている場合は、他のエージェントからそのフォルダの割り当てを解除するか、競合するカスケードポリシーを削除してから、そのフォルダを再度追加してください。

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ベストプラクティス

• カスタム抽出エージェントの名前を作成または変更する際は、大規模な管理が容易になるように、一貫していてわかりやすい命名規則を使用してください。
• AIへの指示には抽出対象のドキュメントに関する詳細をできるだけ多く含めて、説明を充実させてください。そうすることで、結果の正確性と精度が向上します。
• 望ましい抽出結果が得られない場合は、期待どおりの結果が得られるまで、AIへの指示を調整したり、プロンプトを見直したりしてみてください。
• 一貫性のある大規模な抽出にはBox AI抽出エージェント (標準)、より高い精度が求められる複雑なドキュメントにはBox AI抽出エージェント (強化) を使用してください。
• エージェントを有効にする前に、管理者または共同管理者と一緒にフォルダの権限とテンプレートの可視性を確認してください。
• フォルダ直下のファイルのみが必要な場合は、[選択したフォルダのみ] を使用します。 階層が深い場合に [選択したフォルダとすべてのサブフォルダ] を使用すると、検出されたすべてのファイルが処理されるため、抽出量とAIユニットの消費量が増加します。