メタデータテンプレートのカスタマイズ

メタデータを使用すると、管理対象ユーザーはBox内のファイルに関連付けられたカスタムデータを定義および保存できます。 管理者は、管理対象ユーザー用のテンプレートを作成できます。ユーザーはこれらのテンプレートを使用して、所有者、プロジェクト名、リリース日などのファイル属性を追跡できます。 メタデータを使用することで、Boxのすべてのファイルを簡単に整理、把握、検索できるようになります。 その他のメリットとユースケースの詳細については、Boxのエンドユーザー向けメタデータドキュメントを参照してください。 管理対象ユーザーがBoxでメタデータを使用できるようにするには、ユーザーが選択してファイルに適用できるテンプレートを作成します。

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メタデータテンプレートの作成

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管理コンソールから

1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
2. [メタデータ] タブを選択します。
3. [新規作成] を選択します。
4. [テンプレートの名前] を選択し、名前を入力します。
5. [属性の名前] を選択して、最初の属性の名前を入力します。
6. [形式] の下矢印を選択し、作成した属性に管理対象ユーザーが入力できるデータタイプを選択します。

7. [説明] フィールドを使用して、属性に関する追加情報を入力します。
8. [属性の追加] を選択して、その他の属性を追加します。
9. [ステータス] ドロップダウンを使用して、管理対象ユーザーにこのテンプレートを [表示] するか、当面 [非表示] にするかを指定します。
10. [保存] を選択します。

テンプレートを保存するには、少なくとも1つの属性が含まれている必要があります。

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Box Extractから

管理者および共同管理者は、管理コンソールでメタデータテンプレートを作成できるだけでなく、カスタム抽出エージェントを作成または構成する際にBox Extract内で直接メタデータテンプレートを作成できます。 カスタム抽出エージェントの作成

1. [Automate] に移動して、[Extract] タブを選択します。
2. [新規+] をクリックし、[カスタム抽出エージェント] を選択します。
3. カスタム抽出エージェントで参照およびデータ抽出を行うファイルを最大10個選択します。

カスタム抽出エージェントの構成ページで、以下を選択できます。

• Box AIを使用して新しいメタデータテンプレートを生成する
• 手動で新しいメタデータテンプレートを作成する
• 既存のメタデータテンプレートを使用する

Box AIを使用して新しいメタデータテンプレートを生成する このオプションを使用すると、Box AIはソースフォルダ内のファイルを分析し、選択されたファイルに基づいて新しいメタデータテンプレートを生成します。 その後、生成されたフィールドを確認し、エージェントの構成でフィールド内の設定を調整できます。

• 管理者と共同管理者は、新しいメタデータテンプレートを生成する際にBox AIの分析対象となるサンプルドキュメントを最大10個選択できます。 Box AIは、これらのドキュメントのコンテンツと構造に基づいて、フィールド名、フィールドタイプ、抽出指示など、関連するメタデータフィールドを自動的に生成します。
• 管理者と共同管理者は、生成されたフィールドとそのプロパティを確認して編集したうえで、カスタム抽出エージェント内でテンプレートを保存して適用できます。 メタデータフィールドや抽出指示の変更の詳細については、エージェントの構成を参照してください。
• テンプレートが作成されると、エージェントの構成で使用するテンプレートとフィールドを選択できます。 テンプレートの作成後に表示される情報は、ファイルから抽出されたデータの例を示しています。

手動で新しいメタデータテンプレートを作成する 新しいメタデータテンプレートを手動で作成する場合は、フィールドをテンプレートに追加できます。それには、[+ フィールドを追加] ボタンをクリックして、以下のフィールドタイプから追加します。

• テキスト
• 数値
• 日付
• ドロップダウン
• メタデータ階層

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メタデータテンプレートの編集

1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
2. [メタデータ] タブを選択します。 メタデータテンプレートのリストが表示されます。
3. 編集するテンプレートを選択します。
4. 必要に応じて変更を加えます。
5. [保存] を選択します。

保存したテンプレートを編集するときも、[属性の追加] をクリックして属性を追加できます。 また、[非表示] をクリックして既存の属性を非表示にしたり、[削除] をクリックして既存の属性を削除することもできます。 属性については、ドロップダウンの形式を除き、[形式] フィールドに変更を加えることはできません。 形式に [ドロップダウン] を選択した場合は、オプションを追加または削除できます。

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メタデータテンプレートの削除

Metadata Template Deletion APIを使用してメタデータテンプレートを削除できます。 この機能は、まだ管理コンソールでは使用できません。 メタデータテンプレートを削除すると、ファイルに関連付けられているメタデータテンプレートインスタンスも削除されます。 このアクションを元に戻すことはできません。

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メタデータテンプレートを非表示にする

開発途中であったりAPI経由でのみ利用可能にしたりするために、テンプレートをユーザーに表示したくない場合には、テンプレートを即座に非表示に設定できます。

1. [管理コンソール] > [コンテンツ] に移動します。
2. [メタデータ] タブを選択します。 メタデータテンプレートのリストが表示されます。
3. 非表示にするテンプレートを選択します。
4. [ステータス] ドロップダウンメニューから [非表示] を選びます。

テンプレートを再び表示するには、上記と同じ手順で [ステータス] ドロップダウンメニューから [表示] を選びます。

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管理者レポートへのログ記録

Boxの [ユーザーアクティビティ] レポートでは、メタデータテンプレートおよびメタデータ値の作成、更新、削除が可能です。 メタデータテンプレートが変更または削除された場合、テンプレートが変更または削除されたことを示すイベントが1つだけログに記録されます。 影響を受ける項目に関連付けられたすべてのテンプレート値について、個別にイベントがログに記録されることはありません。