送信者の管理の有効化

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概要

送信者の管理を使用すると、Box管理者は、Box Signでの送信者による署名リクエストの作成および管理を制御できます。 これらの設定では、送信者が実行できる操作と入力する必要のある情報を定義することで、一貫性、コンプライアンス、ガバナンスを強化できます。

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概要

送信者の管理には、以下の制御機能があります。

• フィールド制限: 送信者が署名リクエストおよびテンプレートで追加または変更できるフィールドタイプを制限します。
• 送信者による操作: 送信者が署名リクエストに対して特定の操作を実行する際に理由を入力するよう要求します。

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管理者のエクスペリエンス

管理者は、フィールド制限を使用して、送信者がテンプレートや署名リクエストを使用する際に [署名とフィールド] パネルに表示されるフィールドタイプを管理します。

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フィールド制限

フィールド制限は、ユーザーが以下の操作を行ったときに適用されます。

• 新しいテンプレートを作成する。
• 既存のテンプレートを使用する。
• 署名リクエストを送信する。
• 署名リクエストを変更する。

フィールド制限を構成するには:

1. 管理コンソールに移動し、[Enterprise設定] を選択します。
2. [Box Sign] タブをクリックします。
3. [送信者の管理] で、[構成の編集] を選択します。
4. [フィールド制限の構成] ダイアログで、以下のいずれかのオプションを選択します。
   • [すべての管理対象ユーザーに対して無効にする]: すべてのユーザーがすべてのフィールドタイプを利用できます (デフォルト設定)。
   • [すべての管理対象ユーザーに対して有効にする]: 組織内のすべてのユーザーにフィールド制限を適用します。
   • [選択したユーザーとグループに対して有効にする]: 特定のユーザーまたはグループにフィールド制限を適用します。
   • [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする]: 指定したユーザー以外のすべてのユーザーにフィールド制限を適用します。
5. [選択したユーザーとグループに対して有効にする] または [選択したユーザーとグループ以外のすべてのユーザーとグループに対して有効にする] を選択した場合は、以下の手順に従います。
   1. [ユーザーまたはグループ] フィールドに、ユーザーまたはグループの名前を入力します。
   2. [保存] をクリックします。
6. 指定した送信者が使用できるフィールドを選択します。
   • 署名
   • スタンプ
   • イニシャル
   • 署名日
   • 名前
   • 会社
   • メール
   • タイトル
   • テキスト入力
   • チェックボックス
   • 添付ファイル
   • ラジオボタン
   • ドロップダウン

7. 管理コンソールの右上にある [保存] をクリックします。

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送信者による操作

管理者は、送信者に署名リクエストのキャンセル、変更、または削除の理由を入力するよう要求できます。 この機能は、以下のことに役立ちます。

• 包括的な監査証跡を維持する。
• ワークフロー変更の背景にある状況を理解する。
• 署名リクエストの変更に対する説明責任を確保する。

送信者に対する理由の要求を有効にするには:

1. 管理コンソールに移動し、[Enterprise設定] を選択します。
2. [Box Sign] タブを選択し、[送信者の管理] までスクロールします。
3. [送信者による操作] で、[送信者に操作の理由を入力するよう要求する] の切り替えをオンにします。
4. 管理コンソールの右上にある [保存] をクリックします。

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送信者のエクスペリエンス

フィールド制限が有効になっている場合、送信者は利用可能なフィールドタイプのみを使用できます。 以下のセクションでは、これらの制限による署名リクエストやテンプレートへの影響について説明します。

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署名リクエスト

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署名リクエストの作成と送信

管理者がユーザーまたはグループにフィールド制限を適用すると、以下のようになります。

• [署名とフィールド] パネルには、管理者が管理コンソールで選択した利用可能なフィールドタイプのみが表示されます。 送信者が自身の署名リクエストやテンプレートに追加できるのは、これらのフィールドタイプのみです。
• 利用できないフィールドタイプは表示されないため、署名リクエストまたはテンプレートに追加できません。

送信者が利用できないフィールドタイプのテンプレートタグを含む署名リクエストを送信しようとすると、エラーメッセージが表示され、それらのフィールドを削除するまでリクエストを送信することができません。

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署名リクエストの変更

送信済み署名リクエストを変更する場合、送信者は以下の操作を実行できません。

• 利用できないフィールドタイプを追加する。
• 利用できないフィールドタイプを複製する。
• 利用できないフィールドを変更する (サイズの変更、移動、プロパティの変更)。

送信者が上記の操作を試みると、エラーメッセージが表示されます。 続行するには、利用できないフィールドを削除する必要があります。

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テンプレートの使用

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テンプレートの作成

• フィールド制限が適用されたユーザーが追加できるのは、利用可能なフィールドタイプのみです。
• 利用できないフィールドタイプは、[署名とフィールド] パネルに表示されません。

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ロックされたテンプレートの使用

• テンプレートに利用できないフィールドタイプが含まれている場合、フィールド制限が適用されている送信者は、そのテンプレートから署名リクエストを作成できません。

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ロック解除されたテンプレートの使用

• テンプレートに利用できないフィールドが含まれている場合、フィールド制限が適用されている送信者は、そのテンプレートから署名リクエストを作成できません。
• ただし、送信者は、テンプレートの編集権限を持っている場合、署名リクエストを作成する前にテンプレートから利用できないフィールドタイプを削除できます。
• フィールド制限が適用されている送信者は、利用できないフィールドタイプの追加、複製、サイズ変更、移動、変更を実行できません。

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送信者による操作

[送信者による操作] を有効にした場合は、以下のようになります。

• 送信者は、署名リクエストをキャンセル、変更、または削除する際に理由を入力するよう求められます。
• 送信者は、理由を入力するまで署名リクエストをキャンセル、変更、または削除できません。
• 変更の理由は署名ログに記録されます。 キャンセルまたは削除の理由は、[ユーザーアクティビティ] レポートに記録されます。