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共有リンクの自動有効期限により、Enterprise管理者および (会社のShield構成を作成、編集、削除する 権限を持つ) 共同管理者は、組織内で作成された共有リンクをさらに制御できるようになります。 以下のことが可能になります。
  • 指定した日数が経過した後に、ファイルやフォルダの共有リンクの有効期限が切れるようにする
  • 分類に応じてデフォルトの共有リンクの有効期限を含める
  • 共有リンクの有効期限の上書きをエンドユーザーに許可するかどうかを決定する
  • 共有リンクの有効期限の指定した日数前に所有者に通知する
  • 上記のすべてをすべての共有リンクまたは公開共有リンクのみに適用する
注:自動有効期限は、無料のIndividualアカウントでは使用できません。 この機能を利用するには、プランをアップグレードしてください。

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共有リンクの設定および自動有効期限ポリシー

Enterprise設定で、共有リンクの自動有効期限ポリシーとは異なる日数が設定されている場合は、より制限の厳しいオプションが適用されます。 共有リンクの自動有効期限ポリシーとEnterprise設定で有効期限が一致していない場合は、両方とも適用されます。 例えば、Enterprise設定では10日前にユーザーに通知、共有リンクの有効期限ポリシーでは5日前にユーザーに通知するようになっている場合、通知は有効期限の10日前と5日前にそれぞれ送信されます。

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共有リンクの自動有効期限ポリシーの作成

  1. 管理コンソールに移動します。
  2. [Shield] を選択します。
  3. [アクセスポリシー] タブを選択します。
  4. [ポリシーの作成] をクリックします。
  5. [ポリシー名] を入力し、必要に応じて [説明] を入力します。
  6. この適用先となる [コンテンツの種類] を選択します。 詳細については、分類ラベルを参照してください。
  7. [セキュリティコントロールを追加] ドロップダウンをクリックします。
  8. [共有リンクの自動有効期限] を選択します。
  9. 以下の切り替えのいずれかまたは両方を有効にします。
    • [指定した日数後にファイルの共有リンクを期限切れにする]
    • [指定した日数後にフォルダの共有リンクを期限切れにする]
  10. ポリシーを適用するリンクの種類を選択します。 以下のいずれかを選択できます。
    • [公開共有リンクのみ]
    • [すべての共有リンク]
  11. 必要に応じて、追加のオプションを使用できます。
    1. [所有者、共同所有者、編集者に共有リンクのデフォルトの有効期限の変更を許可する]
    2. [共有リンクの有効期限の指定した日数前に所有者に通知する]
  12. [次へ]、[ポリシーの開始] の順に選択します。
注:共有リンクの自動有効期限ポリシーは、新しく作成される共有リンク、または自動有効期限ポリシーの適用後に更新された共有リンクにのみ適用されます。

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共有リンクの自動有効期限ポリシーの編集

  1. 管理コンソールに移動します。
  2. [Shield] を選択します。
  3. [アクセスポリシー] タブを選択します。
  4. 既存のポリシーの名前をクリックします。
  5. [編集] を選択します。
  6. 希望する結果になるように内容を変更し、[次へ]、[ポリシーの開始] の順にクリックします。

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共有リンクの自動有効期限ポリシーの削除

  1. 管理コンソールに移動します。
  2. [Shield] を選択します。
  3. [アクセスポリシー] タブを選択します。
  4. 既存のポリシーの名前をクリックします。
  5. [削除] を選択します。

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エンドユーザーのエクスペリエンス

共有リンクを作成する際、該当する自動有効期限がユーザーに表示されます。 例えば、公開共有リンクのみが一定の日数を経過した後に期限切れとなる、共有リンクの自動有効期限ポリシーが作成されている場合、ユーザーが共有リンクを作成すると、リンクの有効期限が切れてアクセスできなくなる日時を示すツールチップが表示されます。 エンドユーザーが共有リンクの設定を編集しようとした場合に、共有リンクの有効期限の変更を所有者に許可しないようポリシーが設定されていると、権限が原因で特定の設定を利用できないことを示すメッセージが表示されます。 リンクの有効期限を変更するオプションにはアクセスできません。 管理者がユーザーに通知するオプションを選択した場合、ユーザーにはメールで有効期限が近づいていることが通知されます。