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# ワークフローの管理

<div className="article_labels_list" style={{display: 'none'}} dangerouslySetInnerHTML={{__html: "End User , Automate process , Overview , Article , Product Utilization , Established"}} />

この記事では、Box Automateワークフローのライフサイクルを管理する方法について、最初の管理者による有効化からエンドユーザーの管理や長期的な管理まで説明します。 これらのガイドラインを活用して、自動化されたプロセスが効率的で組織のコンテンツ管理ポリシーに準拠した状態を保つようにしましょう。

## ワークフローの管理

有効化が完了すると、Boxウェブアプリから直接、個人またはチームのワークフローを作成、編集、監視できます。 効率的な管理により、不要な自動化を防ぐことができ、タスクが意図したとおりに実行されるようになります。

### ワークフローの作成と編集

ワークフローを管理するには、以下の手順に従います。

1. 左のサイドバーで、\[Automate] をクリックします。
2. 新しいワークフローを作成するには、\[新規+] をクリックします。
3. 既存のプロセスを変更するには、既存のワークフロー名をクリックし、\[編集] を選択します。
4. トリガー (\[ファイルのアップロード] など) や結果 (\[ファイルの移動] など) を調整します。
5. \[有効化] をクリックして自動化を開始します。

<Tip>
  ワークフローにわかりやすい名前を使用して、管理ダッシュボードでその目的をすばやく認識できるようにしてください。
</Tip>

### ワークフローの追跡

最近のワークフロータスクのステータスを表示して、正常に完了したことを確認できます。 ワークフローが失敗した場合は、アクティビティログを調べて、ファイルの権限やフォルダのパスに関連した特定のエラーの詳細を確認してください。

アクティビティを監視するには、以下の手順に従います。

1. 左のサイドバーで、\[Automate] をクリックします。
2. ワークフローを特定して、\[追跡] をクリックし、\[ステータス] 列の右側にある \[詳細を表示] をクリックします。

## ワークフローの共有とコラボレーション

### ワークフローの共有

ワークフローの作成者がその所有者になります。 その後、そのワークフローの構築や管理を支援するコラボレータを招待できます。 ワークフローを共有するには、以下の手順に従います。

1. \[Automate] に移動し、共有するワークフローを開きます。
2. ヘッダーにある \[共有] ボタンをクリックします。
3. 招待するBoxユーザーまたはBoxグループの名前を入力します。
4. コラボレータの役割 (編集者またはビューアー) を選択します。
5. \[送信] をクリックしてワークフローを共有します。

### コラボレータの役割

ワークフローの各コラボレータには、以下のいずれかの役割が割り当てられます。

* 所有者: ワークフローを全面的に管理できます (所有権の移管も可能)。 所有者になれるユーザーは1人だけです。
* 編集者: ワークフローのロジックの変更、ビューアーや開始ユーザーとのワークフローの共有、ワークフローの公開と無効化が可能です。
* ビューアー: ワークフローの構成と実行履歴を表示することはできますが、変更はできません。

### 役割ごとの権限

以下の表に、各役割で可能な操作をまとめました。

| 操作              | 所有者 | 編集者 | ビューアー |
| --------------- | --- | --- | ----- |
| ワークフローと実行履歴の表示  | ✔   | ✔   | ✔     |
| 開始 (手動開始)       | ✔   | ✔   | —     |
| 編集              | ✔   | ✔   | —     |
| 共有 (ユーザーの追加/削除) | ✔   | ✔\* | —     |
| 公開              | ✔   | ✔   | —     |
| 無効化             | ✔   | ✔   | —     |
| 削除              | ✔   | —   | —     |
| 所有権の移管          | ✔   | —   | —     |

\*編集者は、ビューアーおよび開始ユーザーを追加または削除できますが、所有者を変更することはできません。

<Warning>
  ワークフローを共有しても、そのワークフローで参照されているファイルやフォルダへのアクセスがコラボレータに自動的に許可されることはありません。 各コラボレータは、Box内ですでに権限を持っているコンテンツのみにアクセスできます。
</Warning>

### 共有されたワークフローにおけるコンテンツの権限

ワークフローでコラボレーションする際は、以下の点に注意してください。

* コラボレータが表示および操作できるのは、Box内ですでにアクセス権限を持っているファイルとフォルダのみです。
* コラボレータを削除しても、ファイルやフォルダに対する既存のBoxの権限が取り消されることはないため、ワークフローは中断されることなく実行を続けます。

<Note>
  ワークフローの共有は、同じ企業内でのみ利用可能です。 異なる企業間でワークフローを共有することはできません。 また、ワークフローを同時に編集できるユーザーは1人だけなので、同時編集はサポートされていません。
</Note>

## ガバナンスとライフサイクル管理

適切なガバナンスにより、不要になったワークフローが無期限に保持されないようにします。 整理された自動化環境を維持することで、技術的負債を減らし、不正なファイル移動を防ぐことができます。

### ワークフローの無効化と削除

プロジェクトが終了したときやプロセスが変更されたときに、ファイルに対する意図しない操作を回避するために、関連付けられたワークフローを無効化または削除します。

ワークフローを無効にするには、以下の手順に従います。

1. 左のサイドバーで、\[Automate] をクリックします。
2. アクティブなワークフローを見つけて、省略記号をクリックします。
3. \[無効化] をクリックします。

<Warning>
  ワークフローを無効にすると、その後のトリガーはすべて停止されますが、現在実行中の処理は停止されません。 ワークフローとその履歴を完全に削除するには、\[その他のオプション] メニューから \[削除] を選択してください。 このアクションを元に戻すことはできません。
</Warning>

### 所有権の移管

ワークフローの所有者が組織を離れる場合、管理者は、ビジネス上重要な自動化の所有権を新しいユーザーに移管する必要があります。 これにより、共有プロセスにおけるサービスの中断を防ぎます。